Как оформить авансовый отчет по чекам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить авансовый отчет по чекам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Выделять ли НДС в авансовом отчете
Данные касательно потраченных подотчетных средств следует оформить как авансовый отчет. При этом документ составляется на бланке регламентированной Госкомстатом формы, именуемой АО-1. Однако фирме предоставляется возможность самостоятельно составить форму отчетности. Главное, чтобы в ней присутствовал набор обязательных реквизитов.
Еще один момент — такой бланк надлежит заверить локальным нормативным актом, то есть издать приказ.
Отсутствуют какие-либо жесткие требования в отношении заполнения бланка авансового отчета. Основным правилом является соблюдение общих принципов делопроизводства. Форма бланка требует обозначения в отчете выделенного НДС.
Лицевая и оборотная стороны бланка содержат графы, куда следует вносить бухгалтерские записи с обозначением корреспонденции счетов. Размер НДС требуется выделить для проводки по 19 счету.
Как учесть НДС в авансовом отчете
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.
Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.
В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.
Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:
| Дебет 20, 26, 44, 91 | Кредит 71 | Сумма в соответствии с авансовым отчетом |
| Дебет 19 | Кредит 71 | НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо |
| Дебет 68 | Кредит 19 | НДС принимается к вычету |
Выделять ли НДС в авансовом отчете
Данные касательно потраченных подотчетных средств следует оформить как авансовый отчет. При этом документ составляется на бланке регламентированной Госкомстатом формы, именуемой АО-1. Однако фирме предоставляется возможность самостоятельно составить форму отчетности. Главное, чтобы в ней присутствовал набор обязательных реквизитов.
Еще один момент — такой бланк надлежит заверить локальным нормативным актом, то есть издать приказ.
Отсутствуют какие-либо жесткие требования в отношении заполнения бланка авансового отчета. Основным правилом является соблюдение общих принципов делопроизводства. Форма бланка требует обозначения в отчете выделенного НДС.
Лицевая и оборотная стороны бланка содержат графы, куда следует вносить бухгалтерские записи с обозначением корреспонденции счетов. Размер НДС требуется выделить для проводки по 19 счету.
В ООО «Ромашка» секретарю Колокольчиковой К.К. были выданы в подотчет денежные средства на сумму 5 000 рублей на почтовые расходы. Колокольчикова К.К. израсходовала все денежные средства и приложила к авансовому отчету чек на сумму 5 000 рублей, в котором отдельной строкой был выделен НДС на сумму 500 рублей. Какие проводки будут сделаны в следующей ситуации:
- Приобретены услуги почты: Д-т 26 (44) К-т 71 – 4 500 рублей;
- Отражена сумма НДС, выделенная в чеке: Д-т 19 К-т 71 – 500 рублей;
- Сумма НДС включена в состав прочих расходов: Д-т 91 К-т 19 – 500 рублей;
- Отражено постоянного налоговое обязательство: Д-т 99 К-т 68 – 100 рублей (500 х 20% ставка налога на прибыль).
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Ответы на распространенные вопросы про вычет НДС по кассовому чеку
Вопрос №1: Можно ли быть уверенным в том, что налоговая инспекция при проведении выездной проверки не откажет в вычете НДС по причине отсутствия счета-фактуры?
Ответ: ФНС придерживается мнения, согласно которому вычет по НДС может производиться только при наличии счета-фактуры. Поэтому, если у налогоплательщика имеется только кассовый чек, в котором НДС выделен отдельной строкой, претензий налоговой инспекции не избежать, несмотря на то, что мнение арбитражных судей не сходится с позицией ФНС. Единственная возможность избежать претензий — оформить покупку товара в специальном договорном отделе магазина, где продавцы оформляют счет-фактуру, накладную и РКО для покупателей, рассчитавшихся наличными.
Вопрос №2: Имеется кассовый чек на покупку товара в розничном магазине. Можно ли принять НДС к вычету без счета-фактуры, если товар приобретен не с целью использования его в процессе хозяйственной деятельности фирмы?
Ответ: К вычету разрешается принимать НДС при покупке товара, который приобретался с целью перепродажи или использования в хозяйственной деятельности предприятия. Если товар покупался с иными целями, НДС принять к вычету нельзя в любом случае.
Когда НДС разрешается принять к вычету
В том случае, если ООО или ИП, владеющий магазином, уплачивает НДС, сумма покупки будет включать сумму налога на добавленную стоимость.
Если выполняются перечисленные ниже условия, входной НДС разрешается принимать к вычету: (нажмите для раскрытия)
- компания обладает документами, свидетельствующими о наличии права на вычет по НДС;
- приобретенные товары были оприходованы на балансе компании;
- товары покупались с целью осуществления производственной деятельности, перепродажи или каких-либо других операций, которые облагаются налогом на добавленную стоимость.
Что касается первого пункта о наличии документов, доказывающих право на налоговый вычет, данное условие ранее вызывало споры с ФНС. Налоговая служба полагает, что право на вычет подтверждает только один документ – счет-фактура, выданная продавцом. См. Письмо МНФ РФ от 13.05.2004 № 03-1-08/1191/15@. Министерство финансов соглашалось с решением Федеральной налоговой службы, о чем свидетельствуют:
- Письмо Минфина РФ от 25.08.2017 № 03-07-14/54643;
- Письмо Минфина РФ от 12.01.2020 № 03-07-09/634;
- Письмо Минфина РФ от 02.06.2020 № 03-07-14/45605.
Важно!
В момент приобретения товара в магазине не требуется обязательное наличие выписанного продавцом счета-фактуры. Обычно продавцы выдают исключительно товарный чем и кассовый чек.
Как сказано в тексте п. 7 ст. 168 НК РФ, в случае реализации товаров за наличный расчет, требования по выставлению счетов-фактур и составлению расчетных документов признаются полностью выполненными, если покупатель получил от продавца кассовый чек или другой документ установленной формы (например, бланк строгой отчетности). Соответственно, действующее налоговое законодательство разрешает налогоплательщикам принимать НДС к вычету, если:
- товар был приобретен в розничной торговой точке;
- продавец не выставлял счет-фактуру;
- в кассовом и товарном чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
Ошибка:
Налогоплательщик принял к вычету НДС после покупки товара за наличный расчет в розничном магазине. В кассовом чеке НДС не был выделен отдельной строкой.
Комментарий:
Если счета-фактуры продавец не выдал при покупке товара в розницу, НДС можно принять к вычету на основании товарного или кассового чека, но сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.
Ошибка:
Купленный товар не был оприходован на балансе фирмы. Налогоплательщик принял НДС к вычету на основании кассового чека с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость.
Комментарий:
Чтобы имелись основания для принятия к вычету НДС, необходимо оприходовать купленный товар на балансе предприятия, сохранить документы, подтверждающие право на вычет, перепродать товар или использовать его в ходе производственной деятельности или в при осуществлении иных операций, облагаемых НДС.
Возврат денежного долга активами признано реализацией
А я вернусь к нормативной базе. Первая новость по НДС, и я в принципе с этим согласен. Просто имейте это в виду и не вляпайтесь. Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда признала, что передача имущества в качестве отступного для погашения обязательств по договору займа является реализацией. Поэтому передающая сторона обязана исчислить налог на добавленную стоимость, а получающая вправе принять НДС к вычету.
О чем речь, коллеги? Одна компания дала другой компании деньги в долг. Та расплатиться не смогла и расплатилась активами. И соответственно, налоговики потребовали, чтобы та компания, которая расплачивалась активами по договору отступного, заплатила налог на добавленную стоимость, посчитав, что эта компания, которая расплачивалась активами, реализовала эти активы. То есть они получили заем. Расплатились активами и вот налоговики признали это реализацией. Первые три инстанции поддержали бизнесмена и сказали, что это реализацией не является, и НДС платить не надо. Но судебная коллегия по экономическим спорам Верховного суда признала это реализацией. Это Определение от 31 января 2020 года № 309КГ-16-13100 по делу №А50-20135/2015.
Условия выдачи денег под отчет
1. Сторонние лица.
В последние годы изменились правила выдачи денег под отчет. Теперь подотчетными лицами могут быть не только числящиеся в штате сотрудники, но и лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров. При этом Центробанк РФ в своем указании от 11.03.2014 № 3210-У сообщил, что деньги из подотчета могут выдаваться кому угодно (при условии что подотчетное лицо должно составить авансовый отчет).
Если подотчетное лицо видит необходимость в том, чтобы распределить выданные ему под отчет средства между сторонними лицами, то учитывать движение средств оно может в ведомости произвольной формы. При этом если подтверждающие расход средств документы, подкладываемые к авансовому отчету, будут оформлены на другое лицо, а предприятие сможет подтвердить, что покупка была совершена в его интересах, то можно не беспокоиться о том, что у налоговой появятся вопросы к такому отчету.
Есть положительная судебная практика, которая позволяет налогоплательщику отстоять свое право на понесенные затраты. Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК встал на сторону налогоплательщика в споре с налоговой по этому вопросу.
2. Лимит.
На сегодняшний день лимит на расчет наличными не изменился — он составляет 100 тыс. руб. по одному договору. Такая норма закреплена в указании от 07.10.2013 № 3073-У. Это значит, что подотчетное лицо сможет совершить покупки у одного контрагента на сумму, не превышающую 100 тыс. руб.
3. Документы.
Как уменьшить к уплате в бюджет сумму налога на добавленную стоимость с помощью предоплаты?
Для того чтобы уменьшить сумму налога на добавленную стоимость, есть несколько способов. Один из них – приобретение товара накануне сдачи декларации. При получении от продавца авансового счета-фактуры на сумму предоплаты покупатель получает право принять НДС с этой суммы к вычету (п. 12 ст. 171 НК РФ), что позволит уменьшить НДС к уплате в бюджет.
В заключение отметим, что Налоговый кодекс определяет пользование вычетом налога на добавленную стоимость по авансовым платежам как право, а не обязанность. Организации могут воспользоваться этим правом либо могут вести учет другим удобным способом.
В случае проведения вычета по сумме предоплаты, налогоплательщик должен иметь следующие документы:
- правильно оформленный счет-фактуру на аванс от покупателя;
- документы, которые подтверждают фактическое проведение предоплаты;
- договор, по которому предусматривается перечисление предоплаты.
Как учесть НДС по кассовому чеку
Достаточно часто подотчетные лица покупают на предприятие ТМЦ (товарно-материальные ценности), часто необходима заправка служебного транспортного средства топливом . За потраченные финансовые средства предприятия подотчетное лицо должно отчитаться и предоставить авансовый отчет, к которому должны быть подкреплены чеки ККТ. В данном документе содержится вся необходимая информация для отражения расходов и расходы достаточно просто отобразить в учете. Но случаются такие ситуации, когда НДС выделен, а счет-фактурой не подтвержден. У бухгалтеров по этому поводу очень часто возникает вопрос, можно ли НДС принять к вычету или включить его в стоимость самих ТМЦ. Ниже представлен практический пример из 1С:Бухгалтерии.
В бухгалтерском учете нельзя без счет-фактуры принимать к вычету НДС. Об этом прописано в налоговом кодексе Российской Федерации, нельзя, потому что вычет производится как раз из правильно оформленных счетов-фактур.
Многие бухгалтера считают, что НДС уплачен покупателями, именно поэтому его учитывают в расходах и включают в стоимость товара, который приобретают, за счет этого уменьшается налог на прибыль. Так делать нельзя, если предприятие не освобождено от уплаты НДС (статья 145 НК РФ), приобретает за счет подотчетного лица ТМЦ, включенные в операции и облагаемые НДС, то включать НДС отдельной строкой в кассовом чеке в стоимость купленных товаров не имеют прав.
НДС отображенный в чеке ККТ к вычету не имеет отношения, и он включается в стоимость купленных товаров. Самым правильным решением является списание НДС из кассового чека на прочие расходы. Бухгалтерские проводки:
- ДТ 19 Кт 71.01 — отражение НДС по ТМЦ.
- ДТ 91.02 Кт 19 — списание НДС на прочие расходы.
- В 1С: Бухгалтерии для отражения таких операция имеется вкладка «Авансовые отчеты».
Вычет НДС на основании кассового чека: как ситуацию трактуют суды
В отличие от ФНС и главного финансового департамента страны, суды не так категоричны. Они придерживаются линии, согласно которой отказать в возмещении налога лишь из-за отсутствия СФ, если уплата НДС подтверждается кассовым чеком или БСО с имеющимися необходимыми реквизитами, нельзя.
Основанием для подобных решений выступает все тот же пункт 7 ст. 168 НК РФ. Президиум ВАС еще в 2008 году указывал, что при розничных покупках ТМЦ, используемых в дальнейшем в предприятии, передача приобретателю кассового чека признается равнозначной оформлению сделки счетом-фактурой, а обязанность составления СФ при этом считается исполненной. Естественно, что право на возмещение НДС распространяется лишь на операции, при которых оплата осуществлялась с учетом налога.
Выводы: поскольку плательщику НДС в настоящее время сложно, а точнее невозможно миновать проблем с контролирующими органами, возникающие по поводу предъявления НДС в кассовых чеках, (принимать к вычету его будет сложно), лучше приобретать ТМЦ за наличные деньги в специализированных договорных отделах предприятий розничной торговли. В них покупки оформляют СФ, а эти документы избавят заявителя от объяснений и судебных тяжб, подтвердив законное право на возмещение налога.
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.
Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.