Первичные документы в бухгалтерском учёте в 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы в бухгалтерском учёте в 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности организации. Они используются для составления бухгалтерской отчетности и должны содержать информацию о каждом документе, который связан с финансовыми операциями.

Виды первичных учетных документов

Первичные учетные документы – это документы, подтверждающие все бухгалтерские операции, которые происходят в организации. В зависимости от вида операции, существует несколько разных типов первичных документов.

• Договоры. Договоры заключаются между организацией и ее контрагентами и регулируют отношения между ними.
• Накладные. Накладные используются для учета продукции, товаров или материалов, переданных со склада.
• Счета-фактуры. Счета-фактуры выписываются при продаже товаров или услуг и содержат информацию о количестве, цене и сумме.
• Кассовые документы. Кассовые документы включают в себя кассовые ордера, квитанции и чеки и учитывают все операции с наличными средствами.

Важно не только знать, какие первичные учетные документы существуют, но и уметь корректно заполнять их. Ошибки при заполнении могут привести к серьезным последствиям, в том числе к штрафам и судебным разбирательствам.

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Шаг 1: Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению документа. Это позволит избежать ошибок и снизить вероятность возникновения проблем в дальнейшем. Инструкция по заполнению обычно приводится в правой части документа.

Шаг 2: Введите данные в соответствующие поля. При заполнении первичных учетных документов важно следить за правильностью ввода данных, допустимости значений и соответствием информации фактическому состоянию дел. Не оставляйте поля без заполнения, если это не предусмотрено инструкцией.

Шаг 3: Подписывайте документ правильно. Подписание документа является доказательством согласия со всей информацией, указанной в нем. Внимательно проверьте ФИО и должность подписывающего лица, указанные в соответствующих полях. При необходимости, укажите причину подписи в дополнительных полях.

Шаг 4: Сохраняйте документы в соответствии с правилами хранения. Важно, чтобы документы не потерялись и были доступны в случае необходимости. Не храните первичные учетные документы вместе с другими документами, не относящимися к учету, и не выкидывайте их без особой необходимости.

Хранение первичных учетных документов: правила и сроки

Хранение первичных учетных документов — один из самых важных этапов бухгалтерского учета. Он позволяет сохранить все необходимые документы для подтверждения финансовой деятельности организации и защиты прав предприятия в случае проверок со стороны налоговых органов и других уполномоченных органов.

Один из главных принципов хранения первичных учетных документов – это сохранение документальных бумаг в надлежащем состоянии, соблюдение строгой последовательности их размещения и немедленное уведомление об утере или уничтожении любого документа в организации. Все документы должны быть систематизированы и готовы для представления при запросе.

Хранение первичных учетных документов должно быть осуществлено в течение определенных сроков, которые установлены законодательством: главные книги и журналы учета документов – пять лет с момента окончания года, к которму они относятся, а другие документы, в зависимости от их вида — от одного года до пяти лет. Для большинства документов установлен минимальный срок хранения, но могут быть и исключения, когда необходимость в их хранении продлевается.

• Например, российское законодательство предписывает хранение кассовых книжек, бланковчетных ордеров и платежных поручений в течение четырех лет со дня их последнего использования.

• Ответственность за обеспечение надлежащего хранения первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации, который обязан следить за соблюдением нормативов, проводить периодические инвентаризации и осуществлять их замену в случае утраты. Для более детальной информации о правилах и сроках хранения первичных учетных документов необходимо обратиться к регулирующей документации.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платёжные поручения и иные банковские документы;

• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?

«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.

Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.

В среде финансистов и бухгалтеров преобладает мнение о том, что гражданско-правовой договор не является первичным учетным документом, поскольку:

1. гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);
2. в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:

• оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
• оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли, и т.д.

Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.

Сторонники данной точки зрения апеллируют в основном к отмеченным в следующей цитате знаком «–» частям статьи 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

Электронные первичные документы

Если первичные документы оформляются в электронном виде, то все стороны подписывают их электронными подписями. Это наиболее удобный способ формирования первичных документов:

• электронные документы гораздо проще и быстрее подписать — это занимает несколько минут;

• они хранятся в цифровом виде — не нужно дублировать на бумаге и организовывать архив (бумажную первичку по сделкам хранят до 5 лет, а некоторые кадровые документы до 75 лет);

• их невозможно потерять или испортить (когда утеряна бумажная первичка, собирают комиссию, расследуют причины пропажи, а если документы не находят, запрашивают дубликаты у контрагентов).

Об указании первичных документов в договорах

• Первичными документами в деловом обороте называют документы, подтверждающие факт совершения тех или иных хозяйственных операций. Другими словами, первичные документы — это свидетельства о фактах хозяйственной жизни субъекта экономической деятельности (ИП или организации), составленные по утвержденной форме на бумажном или электронном носителе информации, содержащие ряд обязательных реквизитов и имеющие юридическую силу. По закону, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом.

Сейчас не как раньше, стало все очень строго. Много претензий и придирок со стороны контролирующих органов к договорам, которые мы заключаем с контрагентами, к самим контрагентам и другим документам, которые мы подписываем с контрагентами.

• Представители контролирующих органов в своей надзорной работе делают акценты на проверке реальности заключенных договоров и совершенных сделок, выявлении фиктивных, мнимых и притворных сделок.
• По большому счету, сейчас все сделки могут подозреваться как фиктивные, мнимые, притворные или совершенные с целью получения необоснованной налоговой выгоды.
• Чтобы доказать обратное в случае проведения проверки, мы сейчас собираем о своих контрагентах самые подробные сведения, запрашиваем у них все возможные копии правоустанавливающих документов, проверяем друг друга на всех существующих официальных и неофициальных сервисах проверки.

И этого бывает недостаточно. Еще одним важным моментом в свете еще большей прозрачности и реальности совершаемых операций может стать указание в договорах тех первичных документов, которыми договаривающиеся стороны подтверждают исполнение взаимных договорных обязательств.

1. По умолчанию исполнение договорных обязательств подтверждаются как правило платежными поручениями, исполненные банком и универсальными передаточными документами, подписанными уполномоченными представителями сторон.
2. В зависимости от вида и предмета договора в качестве подтверждающих документов могут выступать и другие формы документов (экспедиторская расписка, отчет агента, транспортная накладная, товарная накладная, акты, справки и так далее).
3. Желательно, чтобы каждый договор содержал сведения о том, какими именно формами первичных документов будут подтверждаться исполнение взаимных договорных обязательств.
4. Формы первичных документов могут быть общеобязательными и унифицированными (например, платежное поручение, его форма утверждена Центральным банком и обязательна для всех) и разработанными нами самостоятельно.
5. В последнем случае образец такой формы мы приводим в приложении к договору, если наш контрагент с ней согласен.
6. Разработанные нами формы первичных документов должны отвечать общим требованиям, предусмотренным пунктом 2 статьи
   9 федерального закона «О бухгалтерском учете».

Как показывает практика делового оборота, исполнение договора не всегда сводится к совершению одного (разового) действия.

В большинстве случаев исполнение представляет собой процесс, то есть определенную систему последовательно совершаемых действий и, как следствие, для подтверждения всех возможным действий может потребоваться целый перечень как первичных документов, так и дополнительных, например: форм заказов, уведомлений о возврате, о выбраковке и так далее.

■ Составление и подписание первичных документов о приемке-сдаче товаров (работ, услуг) имеют большое юридическое значение.

Действующий перечень первичной документации 2019 года

Ниже приведены все основные первичные документы бухгалтерского учета: перечень для 2019 года.

Остается еще один важный вопрос: является ли договор первичным документом бухгалтерского учета? Ведь с формальной точки зрения он соответствует всем требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ: и название есть, и дата, и сведения о сторонах соглашения, и предмет сделки, и подписи сторон с печатями. Однако договор не принято считать «первичкой». Дело в том, что соглашение призвано урегулировать между компаниями или предпринимателями условия по заключаемой сделке. Договор – гарант того, что стороны будут исполнять свои обязанности на определенных в нем условиях. А вот факт осуществления хозяйственных операций он не подтверждает.

Аккуратное ведение бухгалтерии гарантирует отсутствие проблем с налоговой. Если собственных ресурсов не хватает, лучший выход — перевести этот блок работы на аутсорсинг. Выгоднее доверить ведение первичного бухгалтерского учета экспертам, например сервису Главбух Ассистент. Постоянный мониторинг изменений в правовых актах исключит возможность совершения ошибок и использования устаревших бланков.

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Например, таким акционерам предоставлено право получать информацию о хозяйственной деятельности общества. Попытки Общества отказать миноритарным акционерам в предоставлении информации и документов пресекаются контролирующими органами и чреваты привлечением к административной ответственности. Решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от Акционер пожаловался в Управление службы по защите прав потребителей финансовых услуг и миноритарных акционеров, в результате чего ОАО было привлечено к административной ответственности.

Общество потребовало признать постановление незаконным, однако суд не согласился с доводами заявителя. Выводы суда: 1. Первичными учетными документами являются документы, которые удостоверяют факт совершения хозяйственных операций, служат основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в счетах аналитического и синтетического учета. К таким документам могут относиться приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные.

Гражданско-правовые договоры не соответствуют перечисленным признакам, так как сами по себе не подтверждают движение денежных средств или факт совершения конкретной хозяйственной операции.

Договор может не содержать обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Договор является лишь основанием для составления первичных документов бухгалтерского учета. Акционер не запрашивал каких-либо документов, связанных с исполнением запрошенных договоров, либо иных аналогичных документов, которые могут отражать факты хозяйственной деятельности общества в счетах аналитического или синтетического учета.

Аналогичная судебная практика изложена в постановлениях Арбитражного суда Поволжского округа от Объектом вменяемого административного правонарушения является порядок представления информации, предусмотренной нормативными актами. Объективную сторону образует непредставление информации, предусмотренной федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, нарушение порядка и сроков представления этой информации, а также представление информации не в полном объеме.

Комментарии: 1. Суд не заинтересовался доводом Общества о том, что действия миноритарного акционера направлены на злоупотребление правом. Также суд сослался на часть 5 статьи 10 ГК РФ, в соответствии с положениями которой добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются.

Вряд ли Общество на самом деле так считало. Скорее всего, это была единственная попытка обосновать непредоставление документов, которые общество не хотело предоставлять данному Акционеру. В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

• Основные характеристики товаров.
• Стоимость единицы товара и всей партии.
• Данные продавца и покупателя.
• Информация о поставщике и условиях перевозки.

Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

Счёт-проформа же является подтверждением реальной таможенной стоимости продукта. Данная бумага используется для выполнения процедуры таможенного оформления. Информация, указанная в ней, влияет на размер налоговых пошлин. Отправляется она до осуществления поставки.

Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

• Коды ТН ВЭД.
• Наименование продукции.
• Вес и количество продукции.
• Основные характеристики.
• Информация об упаковке и маркировке.
• Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
• Данные всех участников сделки.
• Стоимость поставки.

Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется.

Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи подробнее здесь.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

С помощью подписи лица, занимающие соответствующие должности, заверяют налоговый орган в том, что факт хозяйственной деятельности произошел.

Вместе с тем, хозяйственная деятельность в целях получения прибыли ведется в соответствии с заключенными договорами на реализацию продукции (выполнение работ, оказание услуг). Основанием для оформления первичной документации, как правило, является возмездный договор на выполнение соответствующей работы (п. 1 ст. 423 ГК РФ).

Впрочем, как уточнили налоговики, наличие договора для оформления первички не обязательно, так как стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до сделки, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Следовательно, если договор был подписан сторонами после выполнения и завершения работ, но в нем указано, что все условия договора применяются к отношениям, возникшим до заключения договора, то это не является препятствием для подтверждения налогоплательщиком расходов с помощью первичных документов, оформленных до сделки.

Похожие записи:

• Как забрать накопительную часть пенсии из НПФ и получить единовременно
• Патент в 2023 году: что нужно знать бизнесу
• Обжалование постановления старшего судебного пристава-исполнителя