Представительские расходы Учитываем посуду и бытовую технику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы Учитываем посуду и бытовую технику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Один из видов расходов, которые организация может учесть при расчете налога на прибыль – это представительские расходы. Под ними понимаются затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на проведение переговоров с контрагентами: организациями и физическими лицами;
- на организацию заседаний управляющего органа фирмы (совета директоров и т.д.).
Также установлен и довольно пространный перечень расходов, которые можно отнести к представительским. К ним относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на прием представителей партнеров при участии представителей организации (гостей можно отвести в ресторан или приготовить угощение самостоятельно);
- транспортное обеспечение мероприятия (к нему относится доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно);
- буфетное обслуживание деловых партнеров и должностных лиц компании во время переговоров (на практике это могут быть как услуги сторонних организаций, так и организация угощения своими силами);
- услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации.
Что включается в представительские расходы?
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.
Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).
В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:
- транспортировку к месту мероприятия и обратно;
- обслуживание при осуществлении переговоров;
- оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.
Документальное подтверждение представительских расходов
Хотя закон требует официально обосновывать затраты, конкретных указаний на документы для подтверждения таких расходов нет. Предоставить доказательства бизнес обязан, но какие именно — зависит от ситуации.
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.
Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.
При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.
В связи с тем, что при расчете 4 %-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде[1] вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из-за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.
Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80 000 руб. (400 000 руб. х 20 %), в II квартале – 20 000 руб. (100 000 руб. х 20 %).
В I квартале 2019 года из 400 000 руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320 000 руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64 000 руб. (320 000 руб. x 20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16 000 руб. (80 000 — 64 000) плюс «входной» налог в сумме 20 000 руб.
[1] Напомним, что согласно п. 2 ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Документальное оформление представительских расходов
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Посуда для работников в расходах по налогу на прибыль
Однако если организация работает круглосуточно или поблизости от ее месторасположения нет пунктов питания, то необходимость обеспечения сотрудников горячим питанием можно аргументировать требованиями Трудового кодекса РФ. Например, если включить в коллективный трудовой договор положения по организации условий труда работников, то объекты имущества, приобретенные в целях его реализации, можно принять к бухгалтерскому учету в качестве основных средств и облагать налогом на имущество организаций (Письмо Минфина России от 21 апреля 2005 г. N 03-06-01-04/209). Чтобы избежать споров с налоговыми органами и обосновать экономическую необходимость таких расходов, руководство должно разработать и утвердить перечень оборудования, необходимого для создания помещения для приема пищи, оформив соответствующие организационно-распорядительные документы. Судебная практика. Арбитры ФАС МО в Постановлении от 30.10.2009 N КА-А40/11455-09 пришли к выводу: расходы на приобретение электрочайников связаны с необходимостью создания работникам нормальных условий труда в соответствии с трудовым законодательством, носят производственный характер и правомерно учтены налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль.
Один из видов расходов, которые организация может учесть при расчете налога на прибыль – это представительские расходы. Под ними понимаются затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на проведение переговоров с контрагентами: организациями и физическими лицами;
- на организацию заседаний управляющего органа фирмы (совета директоров и т.д.).
Также установлен и довольно пространный перечень расходов, которые можно отнести к представительским. К ним относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на прием представителей партнеров при участии представителей организации (гостей можно отвести в ресторан или приготовить угощение самостоятельно);
- транспортное обеспечение мероприятия (к нему относится доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно);
- буфетное обслуживание деловых партнеров и должностных лиц компании во время переговоров (на практике это могут быть как услуги сторонних организаций, так и организация угощения своими силами);
- услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации.
Учет материальных запасов казенными учреждениями
С 1 января 2011 года казенные учреждения в части учета материальных запасов применяют соответствующие положения инструкций N 157н*(1) и 162н*(2). В Инструкции N 157н приведены общие правила учета указанных активов (состав, формирование фактической стоимости, правила выбытия, поступления, внутреннего перемещения, группировки и аналитического учета материальных запасов). В Инструкции N 162н приведен конкретный перечень счетов учета материальных запасов и методология отражения операций с материальными запасами.
Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье. В соответствии с п. 99 Инструкции N 157н материальные запасы можно разделить на четыре группы: – предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; – готовая продукция; – товары, предназначенные для продажи; – материальные ценности независимо от их стоимости и срока службы по закрытому перечню, приведенному в п.
99 Инструкции N 157н. Примечательно, что часть перечня материальных ценностей, относимых к материальным запасам независимо от их стоимости и срока службы, знакома бухгалтерам казенных учреждений, поскольку она была приведена в п. 51 Инструкции N 148н. Справедливости ради стоит отметить, что Инструкция N 148н не содержала такой группы материальных запасов, как материальные ценности независимо от стоимости и срока службы. Упомянутая часть перечня была представлена самостоятельными позициями (мы не будем приводить их в данной статье).
Остановимся на позициях, впервые поименованных как материальные запасы: – лесные дороги, подлежащие рекультивации; – спортивная одежда и обувь; – готовые к установке строительные конструкции и детали; – оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки; – инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов; – драгоценные и другие металлы для протезирования; – спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ до передачи его в научное подразделение; – материальные ценности специального назначения.
Учет посуды и столовых приборов
И.В. Артемова,главный бухгалтер, консультант С учетом посуды и столовых приборов сталкивается большинство учреждений.
Посуда бывает столовая и кухонная, аптечная, а также лабораторная. Отдельные предметы посуды могут являться основными средствами учреждения. Бухгалтеру необходимо знать обо всех нюансах учета такой посуды.
Под посудой обычно понимают хозяйственную утварь для еды, питья, приготовления пищи, хранения продовольствия.
Обычно различают кухонную посуду (для приготовления и хранения пищи) и столовую посуду (для приема пищи).
Столовая посуда — это тарелки, салатники, блюда, чашки, блюдца, миски, кружки, стаканы, креманки, масленки, соусницы, кокотницы, менажницы, хлебницы, молочники, перечницы, солонки, а также столовые, чайные и кофейные наборы (сервизы). Кухонная посуда включает в себя такие предметы, как кастрюли, котлы, казаны, жаровни, утятницы, гусятницы, сковороды, чайники, кофейники, банки, бидоны, дуршлаги, ковши, кувшины, а также приборы для приготовления пищи — лопатки, разделочные ножи, картофелемялки, половники, щипцы, сита, воронки. К посуде относятся и ведра, тазы, баки, используемые на кухнях и в столовых.
Также к посуде относятся столовые приборы (ложки, ножи, вилки и т. д.). Кроме того, отдельными разновидностями посуды являются аптечная посуда для расфасовки и хранения лекарств, а также лабораторная посуда (колбы, пробирки, реторты и т.д.).
Посуда, используемая в столовых учреждений, должна отвечать требованиям Санитарно-эпидемиологических
Отражение в учете хозяйственных операций производится в зависимости от возникновения реальных фактов. В данном случае это могут быть закупки продуктов для проведения конкретно одного мероприятия (например, официального приема) либо для нескольких (проведение переговоров только с буфетным обслуживанием без организации официального приема).
Закупка продуктов для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) заранее не производится. Расходы на обслуживание представителей других организаций (представительские расходы) с целью отражения их впоследствии в составе представительских расходов и в налоговом учете целесообразнее осуществлять для каждого такого мероприятия отдельно, поэтому отнесение их на расходы в бухгалтерском учете торговой организации возможно непосредственно на счет 44 «Расходы на продажу» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
В случае систематического использования этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров (и при коротких перерывах) с целью сотрудничества предварительная закупка кофе, чая, печенья, сахара, воды оправдана. Закупка подобных продуктов может быть осуществлена, например, в размере среднемесячных нужд (по смете), а в некоторых случаях возникнет переходящий остаток (если планируемое число переговоров не состоится). Для отражения таких хозяйственных операций должен использоваться счет 10 «Материалы», ведь эти продукты одномоментно не расходуются, а факт хозяйственной операции по расходу должен быть отражен на дату согласно первичным документам (по обслуживанию участников переговоров). Требование-накладная выписывается на определенное должностное лицо, ответственное за материальное обеспечение переговорного процесса (определяет его руководитель по приказу).
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).
Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.
Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).
Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).
Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.
Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:
ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА
По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:
ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА
Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.
Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:
ДТ 68.4 – КТ 09
Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:
ДТ 99.2 — КТ 68.4
Как подтвердить представительские расходы
Так как представительские расходы для налоговиков — «лакомый кусок», где можно покопаться и найти нарушения, следите за обоснованностью трат. Будьте готовы доказать, что обед в ресторане носил именно официальный характер и проходил с целью достижения определенного результата (например, подписания договора о сотрудничестве), а не был дружеской встречей.
Для подтверждения и обоснования представительских расходов нужны:
- распоряжение или приказ о проведении официального мероприятия или о необходимости иных представительских расходов;
- смета представительских;
- первичка, чеки и иные документы, подтверждающие траты;
- отчет о проведенном мероприятии и о представительских расходах.
Отчет может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать информацию о:
- дате, времени и месте проведения приема;
- программе мероприятия;
- составе участников — как приглашенных, так и представителей налогоплательщика;
- сумму расходов.
Документальное оформление представительских расходов
Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:
- Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.
- Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
- Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
- Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.
- Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Налоговый учет представительских расходов
В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие. «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.