Излишки денежных средств в кассе
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки денежных средств в кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
По каким причинам появляются
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Детали использования основных средств
Под контролем понимается не только сопоставление полученной в процессе информации о товаре, материалах, сырьевой базе со сведениями, записанными в первичной уставной документации, но и пересчет основного капитала.
В таком случае ведется совсем иная методика:
- Избытки причисляются к нереализованным доходам.
- ОС, которые находятся на ремонте, описываются в ведомости по форме ИНВ/10, где указывается цена ремонтных работ.
- На имущество, переданное в аренду или на временное хранение, составляется документ, в котором будут приложены все соответствующие бумаги от контрагента, подтверждающие правомерность действия.
- Специальная комиссия составляет акт на ОС, не подлежащие восстановлению и непригодные к эксплуатации.
- Если балансовая цена капитала изменилась в ту или иную сторону, то этот факт также отображается.
- Средства нужно приравнять к доходу, который не удалось реализовать, и начислить по нему соответствующую амортизацию в пределах стоимости, заявленной рынком и фактическим износом.
Что и где инвентаризуем
Понятно, что главный объект инвентаризации – наличные.
|
Для справки. Наличные – это денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в т. ч. разменные, оборотные, памятные монеты, которые являются платежными средствами) (пп. 3 п. 3 Положения № 148). |
Оформляем излишки и недостачи в кассе при использовании ККТ
Компания ГАРАНТ
Организация ведет кассовые операции с применением ККТ. На основании каких первичных документов заносится в кассу излишек (недостача)? Оформляются ли при этом приходные (расходные) кассовые ордера?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
При выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записей в кассовой книге в данной ситуации также производить не следует.
Обоснование вывода:
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ)).
Начиная с 1 января 2012 года ведение кассовых операций юридическими лицами осуществляется в соответствии с нормами Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) (далее — кассовые документы) (п. 1.8 Порядка N 373-П).
В соответствии с п. 3.3 Положения при ведении организацией кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер (форма 0310001) на общую сумму принятых наличных денег.
Отметим, что на основании процитированной нормы и других положений Главы 3 «Порядок приема наличных денег» Положения можно прийти к выводу, что приходный кассовый ордер применяется только при получении от конкретного вносителя. Применение данного документа при выявлении факта излишка денежных средств в кассе не предусмотрено.
К аналогичному выводу приходим и в отношении порядка применения расходного кассового ордера (форма 0310002) (п.п. 4.1, 4.2 Положения).
Иными словами, при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записи в кассовой книге (форма 0310004) производятся кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения). Поскольку мы пришли к выводу, что при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются, то в данной ситуации записей в кассовой книге также производить не следует.
В соответствии с п. 3 ст. 1 Закона N 129-ФЗ одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
В случае выявления излишка (недостачи) денежной наличности или других ценностей, находящихся в кассе, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации следует провести инвентаризацию кассы (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).
Отметим, что в Положении не установлен порядок ревизии кассы. В связи с этим полагаем, что при инвентаризации возможно использовать процедуру ревизии кассы, описанную в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, несмотря на то, что этот документ утратил силу с 01.01.2012 (Указание ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У).
Обращаем Ваше внимание, что порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в Вашей организации следует утвердить при формировании учетной политики для целей бухгалтерского учета (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008).
Общий порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности определен в п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).
Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная форма N ИНВ-26, утвержденная постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).
Обратите внимание, что форма N ИНВ-15 предусматривает получение письменных объяснений от материально ответственного лица о причинах возникновения излишков или недостач. Если материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения излишка (недостачи) в кассе, то рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.
На основании всего вышеизложенного приходим к выводу, что возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний).
Бухгалтерский учет и оприходование – проводки
Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).
Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.
Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.
Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Отражается наличная выручка, выявленная по факту проверки ККТ | 50 | 90 |
| Оприходован кассовый излишек в качестве прочего дохода организации | 50 | 91 |
Возможные причины выявленных денег
Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.
Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.
Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.
Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.
Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.
Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.
Излишки, обнаруженные в процессе инвентаризации
Зачастую инвентаризация сопровождается выявлением неучтенных излишков. Это могут быть как основные средства, так и товарно-материальные ценности или нематериальные активы. Как правило, возникновение излишков – это результат ошибок в учете.
После сличения инвентаризационной комиссией фактических данных с данными учета следующим действием является утверждение руководителем результатов инвентаризации путем издания соответствующего приказа. Результатом выполнения этого приказа должно стать приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими, установленными в ходе инвентаризации сведениями. Для этой цели надлежит недостачи и излишки, выявленные при инвентаризации, соответственно правильно списать и оприходовать.
При всем этом важно закончить инвентаризацию до подписания отчетности руководителем организации, а вышеуказанное уточнение бухгалтерского учета осуществить на дату проведения инвентаризации.
Инициатива руководителя, оформленная в виде приказа на оприходование излишков, является основанием для урегулирования излишков в бухгалтерском учете.
Унифицированная форма такого приказа государственными ведомствами не предусмотрена. По этой причине такой приказ может быть оформлен организацией с использование собственной утвержденной формы.
образец приказа об учете результатов инвентаризации
Отражение излишков, обнаруженных по итогам инвентаризации кассы
Выявленные во время инвентаризации излишки денежных средств и других активов принимаются к бухгалтерскому учёту. Однако учитываться они будут по текущей рыночной стоимости, а не по ценам предыдущего периода. В итоге, на дату обнаружения излишка, его стоимость может быть как выше, так и ниже (что бывает чаще) его цены на момент возникновения.
Важно!
При инвентаризации разница между фактическим наличием и данными, указанными в бухгалтерском учёте, должна регистрироваться именно в том отчётном периоде, в котором проводилась проверка.
Таким образом, в бухучёте появляется прочий доход, который нужно указать по кредиту счёта 91 (Прочие доходы и расходы) в субсчёте 91-1 (Прочие доходы). Данные операции приведены в таблице.
Почему важно найти ошибку
Изначально нужно понимать, что привело к наличию излишков: причина влияет на дальнейший алгоритм действий по исправлению бухгалтерской картины. В основном излишки появляются по вине самих бухгалтеров и кладовщиков, допустивших ошибки в учете приемки или отпуска ценностей (неучтенная или избыточная поставка). Выявляет причины и определяет виновных лиц инвентаризационная комиссия.
Например, обнаружены излишки материалов. При проверке выяснилось, что ценности поступили от продавца еще месяц назад (видно по накладным), но бухгалтерия их не оприходовала – вообще не отразила операцию по расчетам с поставщиками (по счету 60). В этом случае нужно приходовать именно поставку, а не излишки. Неучтенную поставку нельзя считать излишками: их оприходование идет совсем по другим счетам и правилам.
Оприходование излишков при инвентаризации: проводки и налоговый учет
Принятие к бухгалтерскому учету обнаруженных ценностей происходит по рыночной цене, действующей на момент обнаружения (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Цену определяют самостоятельно или с помощью оценщика на основании выданного им отчета или справки.
Отражаются излишки строго в том месяце, в котором закончилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом если проверка была годовой, то ее результаты показываются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Обнаруженные ценности к бухгалтерскому учету принимаются как прочий доход. В связи с этим их поступление пойдет через кредит счет 91 (субсчет 1) в корреспонденции с дебетом счета, соответствующего обнаруженным объектам. Например, если после инвентаризации обнаружили излишки материалов, то бухгалтер сделает проводку: Дт 10 Кт 91.1. Когда речь идет о деньгах в кассе, запись будет другая: Дт 50 Кт 91.1. При этом излишки денежных средств принимаются по фактически выявленной сумме.
В налоговом учете излишки, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию как внереализационные доходы и учитываются при определении налога на прибыль (п. 2 ст. 250 НК РФ). При определении материальных расходов стоимость излишков определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ). Это значит, что списать на убыток получится не рыночную стоимость принятых ценностей, а только налог на прибыль, уплаченный с них.
Что касается НДС, то при выявлении излишков и последующей передаче их в производство налог не начисляется – объекта обложения не возникает (п. 1 ст. 146 НК РФ). Он начисляется по общим правилам, если предприятие решило реализовать обнаруженные ценности.
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
- заменяется материально ответственный специалист компании;
- обнаруживается факт хищения имущества;
- выявляется порча определенных ценностей;
- имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
- организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
- обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
- имущество планируется продать или сдать в аренду.
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Нюансы оприходования основных средств
Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:
- излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
- учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
- стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
- отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.
Как учитывать пересортицу
Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.
В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:
- обнаружены в одном и том же периоде;
- выявлены по одному проверяемому лицу;
- относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
- объем недостачи и излишка одинаковый.
Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.
Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:
- Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
- Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)
- Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
- Дт 94 Кт 73
- Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
- Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
- Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1