Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля
Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.
А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:
- подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
- отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
- стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.
Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Почти в каждой организации существуют свои установленные правила приема нового сотрудника на работу. Обычно такие правила документируются в форме положения, где отражается следующая информация:
-
перечислены требования к будущему новому сотруднику организации с учетом законодательства РФ и территориального, местного самоуправления, документов, принятых в компании, и предоставления информации соискателей о себе;
-
сформулированы обязательства, которые должен будет нести новый сотрудник;
-
представлена информация об условиях работы в организации потенциальным соискателям.
Оформление данного положения осуществляется в соответствии требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
-
эмблема организации;
-
аббревиатура организации;
-
аббревиатура вида документа;
-
дата документа;
-
регистрационный номер документа;
-
место составления документа;
-
гриф утверждения документа;
-
заголовок к тексту;
-
текст документа;
-
отметка о наличии приложения;
-
подпись;
-
визы согласования документа;
-
отметка об исполнителе;
-
идентификатор об исполнителе.
ПОРЯДОК РАСЧЕТА ПОТРЕБНОСТИ В НОВЫХ СОТРУДНИКАХ
Потребность Компании в персонале определяется на основе данных о развитии бизнеса организации, бизнес-
планов подразделений и прогнозируется на год. В соответствии с планами развития подразделений руководи-
тели устанавливают новые должности. Расчет потребности в новых должностях осуществляется совместно
с ответственным специалистом отдела персонала. Директор по персоналу утверждает потребность в новых
сотрудниках и передает данные в отдел кадров. Каждая новая должностная единица вносится в штатное
расписание.
3.1. Данные для расчета потребности в персонале
Для расчета потребности в новых сотрудниках учитываются следующие данные:
– текучести персонала в Компании и в среднем по отрасли;
– сезонных изменений рынка труда, снижения и увеличения активности на рынке труда;
– предложений вузов;
– сезонных эпидемий вирусных заболеваний;
– декретных отпусков;
– по времени отсутствия сотрудников, находящихся в длительных командировках;
– увеличения рабочих мест в соответствии с расширением производства;
– освобождения должностей в результате реализации программы индивидуальной карьеры и повышения
сотрудников на позиции руководителей;
– ротацииуправленческого персонала в филиалы и дочерние предприятия.
3.2. Расчет нагрузки отдела подбора персонала
Отдел по подбору персонала производит расчет средней численности открытых вакансий на месяц. Из рас-
чета среднего числа потребности в новых сотрудниках рассчитывается рабочая нагрузка специалистов от-
дела подбора персонала. Менеджер по персоналу распределяет нагрузку между рекрутерами и представляет
ежемесячный отчет Директору по персоналу.
Раздел 4.
Аналитика по рекрутингу: еще больше важных данных в Hurma
Настоящий рекрутинг – это не просто ctrl+c, ctrl+v вакансии и спокойное ожидание миллионов откликов. Настоящий рекрутинг – это история об анализе эффективности каналов, а также продуктивности: личной и командной. Рекрутеру очень важно принимать решения на основе данных, а не просто действовать вслепую. Руководителям, в свою очередь, тоже нужно видеть статистику эффективности рекрутинга в компании, чтобы вовремя заметить перегрузку или выдающиеся результаты конкретного специалиста.
Все это отлично звучит на словах, но на деле рекрутеры сталкиваются с большим количеством препятствий на пути к аналитике. Чтобы качественно провести анализ эффективности своих действий над вакансией или сравнивать результаты команды рекрутеров в целом, нужно много времени. А именно этого ресурса очень часто не хватает рекрутерам, да и всей HR-команде. Даже не хочется представлять, сколько ресурсов рекрутингового отдела уйдет, чтобы свести данные по кандидатам, количеству закрытых и открытых вакансий, вывести эффективность источников кандидатов, посчитать процент личной продуктивности из 100500 таблиц и не сойти при этом с ума.
Как нарушить закон, подбирая персонал
Может показаться, что процедура подбора персонала почти не ограничена требованиями нормативно-правовых актов. Судебная практика по спорам между соискателем или работодателем не выглядит пугающей, но все-таки нелишним будет понимать, требования каких законов могут нарушить специалисты по подбору персонала, и какие последствия для компании-работодателя могут повлечь такие нарушения.
В этой статье мы не рассматриваем «дорогостоящие» нарушения, связанные с приемом на работу иностранных граждан или бывших госслужащих — это относится к уже принятым сотрудникам, нас интересуют только те правонарушения, совершение которых доступно специалистам по подбору персонала.
Итак, как можно нарушить закон, если вы подбираете персонал:
Электронный документооборот при организации стажировок и практик
Согласно планам, изложенным в федпроекте «Цифровое государственное управлением», одним из направлений развития системы является создание механизмов и технологий для обеспечения значимого электронного документооборота между образовательными учреждениями, работодателями и студентами при организации стажировок и практик.
К 2021 г. в системе должна быть размещена информация о 100 тыс. практик и стажировок. Также должно быть реализовано информационное пространство («маркетплейс») и механизмы для взаимодействия образовательных учреждений, работодателей и студентов старших курсов учебных заведений и выпускников.
Кроме того, должны быть созданы личный кабинет образовательного учреждения и личный кабинет рекрутера организации (включая «боты» для взаимодействия с потенциальными кандидатами), а также доработаны личные кабинеты соискателей и работодателей. В планах значится модификация технического решения «Работа в России» и его мобильного приложения в части интеграции с программными платформами по наставничеству, волонтерству и работе с молодежью («Лидеры России», «Молодые профессионалы», «Профессии будущего» и т.д.).
А что если это не делать?
Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.
Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.
Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.
Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:
— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП .
— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП .
— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.
— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП .
Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.
Актуальность. Человеческий капитал повсеместно становится определяющим фактором успешности бизнеса; на его приумножение направлены усилия руководителей многих фирм, особенно крупных. Управление персоналом является одной из наиболее важных задач современных предприятий, способной многократно повысить эффективность их деятельности.
Эффективность функционирования предприятия в первую очередь зависит от уровня квалификационной подготовки его персонала, от действенности политики управления им. Это утверждение распространяется на все без исключения предприятия и обосновывается тем, что без задействования трудовых усилий работников компании создание продуктов, оказание услуг и выполнение работ оказываются невозможными.
Проведение эффективной и адекватной рыночным условиям кадровой политики выступает насущной задачей для отечественных и зарубежных предприятий.
Целью работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы набора, отбора и найма персонала на предприятии на примере ООО «Айлид». Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
- определить роль системы набора, отбора персонала на предприятии;
- проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов системы управления персоналом в ООО «Айлид»;
- проанализировать процесс отбора при приеме на работу в ООО «Айлид»;
- разработать рекомендации по улучшению системы набора, отбора персонала в ООО «Айлид».
Объектом исследования является ООО «Айлид».
Предметом исследования – система набора, отбора персонала, применяемая на данном предприятии.
Методы исследования – анализ, сравнение, описание, обобщение.
Собеседование в самостоятельном подразделении и решение о приеме кандидата в штат
3.1. Руководитель самостоятельного подразделения (или по его поручению руководитель среднего звена) изучает данные кандидата и сообщает в отдел кадров о своей заинтересованности в нем, определяя срок возможной встречи. В ином случае анкета с указанием причин отказа возвращается в отдел кадров, где заносится в банк данных кадрового резерва.
3.2. Во время беседы с кандидатом руководитель, оценив его профессиональные качества, информирует об условиях, режиме работы и возможных перспективах. В случае отказа в приеме на работу извещает об этом кандидата, а анкету с соответствующей отметкой возвращает в отдел кадров.
3.3. По требованию руководителя самостоятельного подразделения кандидат может быть направлен в отдел производственной психологии (ОПП) для проведения тестирования и (или) в учебный центр (УЦ) для проверки профессиональных знаний. Сроки тестирования в указанных подразделениях не должны превышать одной недели. О результатах тестирования ОПП и УЦ информируют руководителя соответствующего подразделения и отдел кадров.
3.4. По всем представленным кандидатурам руководители самостоятельных подразделений в недельный срок должны сообщить свое решение отделу кадров, как правило, в письменном виде.
3.5. Решение о приеме кандидата на работу руководство самостоятельного подразделения принимает на основании результатов: • собеседования в отделе кадров и в подразделении; • тестирования в ОПП и (или) проверки профессиональных знаний в УЦ (по требованию).
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.
Что должен знать и уметь специалист по подбору персонала?
Требования к специалистам по подбору персонала:
- Рекрутинг
- Обучение, развитие и мотивация персонала
- Оценка эффективности сотрудников
- Адаптация персонала
- Проведение интервью
- Аналитика и исследование заработной платы
- Организация и проведение культурных мероприятий
- Продвижение HR-бренда с помощью SMM
Какие преимущества обеспечивает процесс внедрения положения о подборе персонала?
Надо сказать, что эти преимущества довольно серьезные. Их игнорирование сыграет не на руку хозяйствующему субъекту. Итак, какие же “преференции” получает организация, внедрившая регламент подбора персонала? В их числе следующие:
- обеспечение более эффективного управления кадровой стратегией;
- возможность дополнительного укрепления основ для обеспечения динамичного развития предприятия;
- создание новых “опций” для регулирования деятельности сотрудников;
- помощь топ-менеджменту предприятия в формировании коллектива ответственных, высококвалифицированных специалистов;
- организация более качественной работы по созданию благоприятного микроклимата в коллективе;
- помощь в распределении функций и обязанностей специалистов по кадровой работе и линейных руководителей;
- возможность реализации более продуманной корпоративной политики;
- внедрение современных технологий подбора персонала (это повысит уровень политики соцответственности).
Инструменты подбора персонала
Инструментарий работника HR-отдела достаточно обширен: часто используется один-два способа набора работников, однако для подбора персонала на некоторые должности требуется увеличение количества методов для достижения результата.
Основные инструменты подбора сотрудников:
1. Оценка кандидата по резюме.
2. Различные виды интервьюирования:
- традиционное интервью помогает понять, насколько соискатель погружен в профессию;
- проектное интервью демонстрирует навыки специалиста, его подход к решению тех или иных задач;
- «брейнтестер» интервью заключается в решении логических задач кандидатом;
- структурированное интервью проходит в формате «вопрос-ответ»;
- стрессовое интервью проверяет реакцию соискателя на каверзные вопросы;
- провокационное интервью проводится с целью выявить и оценить реакцию кандидата на новость о том, что он не принят на должность;
- техническое интервью проводится для того, чтобы выявить сильные и слабые стороны соискателя.
Эффективный подбор персонала
Условия труда изменяются так же быстро, как тренды в мире моды, поэтому сотрудники HR-отдела вынуждены подстраиваться под новые обстоятельства.
Для того, чтобы сделать процесс подбора персонала эффективным в 2023 году, рекомендуем обратить внимание новые на тренды в HR-сфере:
- создание тандема с заказчиком через детальное погружение в его потребности позволит выявить триггерные точки и улучшить качество подбора персонала;
- тщательный мониторинг результаты работы сотрудников, осуществляемый с помощью сбора обратной связи как от руководителей, так и от заказчиков или потребителей;
- регулярный мониторинг новых исследований в сфере HR (необходимо обращать особое внимание на цену и эффективность размещения вакансий);
- создание проектной системы в сфере подбора персонала. Чем сильнее мотивирует задача, тем лучше она выполняется;
- автоматизация процессов строится на получении дополнительных навыков HR-специалистом (в частности, освоении 1С, различных рабочих пространств, dash-бодров, облачных хранилищ).