Как подтвердить оплату наличными подотчеинику в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подтвердить оплату наличными подотчеинику в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

• по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

• по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

• 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

• 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

• 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

• 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

• 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Обязательно заявление на выдачу денег под отчет

Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.

В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.

Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами являются важным аспектом финансовой деятельности организации. В рамках новых правил подотчета, вступающих в силу в 2023 году, установлены определенные нормы и требования для проведения расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица получают деньги от организации для выполнения служебных обязанностей, включая командировочные расходы. При выдаче денежных средств подотчетным лицам необходимо заполнить специальную форму заявления, указав назначение и сумму авансового выдачу.

Расчеты с подотчетными лицами регулируются новыми правилами, которые предусматривают строгий контроль за использованием выданных средств. Подотчетные лица должны предоставить отчет о расходовании денежных средств, в котором указываются все расходы, совершенные в интересах организации.

Если подотчетное лицо потратило сумму, выданную ему в подотчет, на другие цели или в личных интересах, то оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена как денежными средствами, так и путем перечисления денег на карту подотчетного лица.

Заполнение отчета о расходовании денежных средств подотчетными лицами является обязательным. В отчете необходимо указать все расходы по каждой категории: командировочные расходы, питание, проживание и другие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.

Расчеты с подотчетными лицами могут быть произведены в разных формах — наличными деньгами или банковским переводом. Важно соблюдать правила и требования новых правил подотчета при проведении расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать нарушений и штрафных санкций.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.

Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.

По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.

Покупка товаров с использованием подотчетных сумм

Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.

В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.

С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.

Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.

Оформляем инструкцию для подотчетников

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.

Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:

Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Интернет-магазины стали привычным делом для многих граждан. Но покупки на иностранных интернет-площадках могут обернутся головной болью и для компании, и для самого подотчетника. Вот лишь часть подстерегающих неприятностей:

• если к авансовому отчету работник приложит вместо товарной накладной только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ;
• у компании появится обязанность заплатить «ввозной» НДС, а также ее могут наказать за нарушение валютного законодательства;
• отсутствие накладной и чека от продавца не позволит компании оприходовать приобретенные ценности (оборудование, запчасти и др.) в обычном порядке ─ придется оформлять с сотрудником договор купли-продажи, что повлечет появление у него налогооблагаемого дохода и, как следствие, необходимость представления в ИФНС декларации 3-НДФЛ.

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

Общее правило переноса срока представления отчетности, если крайний срок сдачи выпадает на выходной/нерабочий праздничный день, распространяется и на отчетность, подаваемую в ФСС.

Сроки сдачи отчетности в ФСС следующие.

Вид отчетности	За какой период представляется	Крайний срок представления отчетности в ФСС
Расчет 4-ФСС на бумаге	За 2021 год	20.01.2022
За I квартал 2022 года	20.04.2022
За I полугодие 2022 года	20.07.2022
За 9 месяцев 2022 года	20.10.2022
За 2022 год	20.01.2023
Расчет 4-ФСС в электронном виде	За 2021 год	25.01.2022
За I квартал 2022 года	25.04.2022
За I полугодие 2022 года	25.07.2022
За 9 месяцев 2022 года	25.10.2022
За 2022 год	25.01.2023
Подтверждение основного вида деятельности	За 2021 год	15.04.2022
За 2022 год	17.04.2023

Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.

Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:

· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;

· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.

Отчеты о выставках должны быть запрошены

Согласно новым правилам по счетам, сотрудники организации, направленные в командировку, должны в обязательном порядке заполнять отчет по своему счету. Это необходимо для получения аванса на командировочные расходы.

В заявлении необходимо указать цель командировки и предполагаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и любые другие необходимые расходы в интересах организации. Сотрудник также должен определить сумму, которую он рассчитывает получить в качестве аванса.

Счета, выставляемые сотрудникам, должны соответствовать новым правилам, а командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о расходах. Если работник получает меньше суммы, полученной в качестве аванса, он обязан вернуть невыданные средства в соответствии с правилами организации.

Порядок эмиссии выставочных денег

Выдача денег под выставки регулируется новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Сотрудники организации, находящиеся в командировке, могут заранее подать заявление на выдачу денег за свой счет, если они хотят использовать их на командировочные расходы.

Основным правилом заполнения заявления на выдачу аванса является указание цели и суммы расходов. Работник должен точно перечислить, на что он собирается потратить деньги во время командировки, т.е. на проезд, проживание, питание, транспорт и другие цели.

Деньги могут выдаваться в различных формах, например, наличными или перечисляться на банковскую карту сотрудника. Это регулируется правилами организации. Однако в целях контроля и прозрачности все расходы должны быть подотчетны и тщательно документированы.

По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о затратах, отражающий все расходы, произведенные в интересах агентства. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в агентство в установленные сроки.

После проверки и подтверждения правильности отчета сотруднику возмещаются расходы, указанные в отчете. Возмещение может осуществляться в виде денежной выплаты или путем удержания суммы из следующей зарплаты.

Бумажные кассовые чеки: основные правила и ограничения:

При выполнении расчетов с подотчетными лицами важно соблюдать определенные правила и ограничения по принятию бумажных кассовых чеков:

• Чек должен содержать все необходимые реквизиты: наименование организации, место и дата проведения операции, сумму платежа и налоговые данные.
• Чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и не содержать скрытой информации или неверных данных.
• Экземпляр чека должен быть четким и разборчивым, без помарок или исправлений. Чек не должен быть поврежден, порван или размыт.
• Бумажный чек должен быть оформлен на бланке организации с штрих-кодом и регистрационным номером.

При принятии бумажных кассовых чеков подотчетником необходимо учитывать следующие ограничения:

• Чеки не должны превышать установленный законодательством лимит наличной оплаты.
• Подотчетник должен обязательно контролировать подлинность и достоверность информации в чеке.
• Недействительные или искаженные чеки не принимаются.
• Бумажные чеки должны быть приняты в течение срока хранения, установленного законодательством.

Особенности приема кассовых чеков покупных организаций:

Прием кассовых чеков от покупных организаций имеет свои особенности, о которых необходимо знать:

1. Подотчетнику разрешается принимать кассовые чеки только от покупных организаций, которые имеют статус плательщика НДС и осуществляют розничную торговлю.
2. Кассовые чеки должны быть выписаны на имя или организацию подотчетника, с указанием его ИНН.
3. Чеки должны быть законно выписаны и содержать все необходимые реквизиты: наименование покупной организации, дату и время покупки, наименование приобретенных товаров или услуг, их стоимость с указанием суммы НДС.
4. Прием кассовых чеков должен осуществляться на специально отведенной для этого территории или в помещении с контролируемым доступом.
5. Подотчетник обязан хранить принятые кассовые чеки в течение установленного законом срока (обычно 4 года) и предоставить их на проверку контролирующим органам по запросу.
6. Если кассовый чек содержит ошибки или несоответствия, подотчетник должен обратиться к покупной организации для исправления и предоставления нового чека с правильными данными.
7. Прием кассовых чеков должен осуществляться строго в пределах установленной суммы, не превышающей установленные ограничения для подотчетных лиц.

Соблюдение этих особенностей позволит подотчетнику правильно принимать и хранить кассовые чеки от покупных организаций и избежать возможных нарушений и штрафов со стороны контролирующих органов.

Похожие записи:

• Приемка товаров по количеству и качеству: пошаговая инструкция
• Получение гражданства РФ по программе переселения соотечественников в 2023 году
• Увольнение беременной женщины по срочному трудовому договору