Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.

Для чего нужно выставлять счёт на оплату

Это работает, если сторонами сделки выступают юридические лица или ИП. Счёт на оплату — не обязательный для учёта документ, но его применение упрощает расчёты между контрагентами и служит дополнительным элементом сопровождения сделки.

Основанием для выставления счёта служат:

• договор купли-продажи или оказания услуг (выполнения работ);
• акты выполненных услуг (работ);
• товарные и транспортные накладные;
• счета-фактуры.

Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?

Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

• товарную накладную;

• товарный чек;

• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

• Дата составления,
• Порядковый номер,
• Платежные реквизиты получателя денежных средств,
• Данные плательщика и покупателя,
• Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
• Должности и подписи уполномоченных лиц.
• Наименование товаров, работ услуг,
• Количество, единица измерения, цена и сумма.
• Итоговая сумма к оплате.
• Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Перечень таких бумаг состоит из:

1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.

Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций. Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет подшит документ.
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Когда выставление счета обязательно?

Сам по себе счет на оплату не является обязательным документом. Это документ, который включает в себя информацию, необходимую для перечисления средств за товары или услуги, предоставленные предпринимателем другому лицу.

Тем не менее, существуют ситуации, когда он совершенно необходим, т.к. отсутствие счета приведет к нарушению законодательства. Ситуации следующие:

• если сделка предполагает уплату НДС;
• если юридическое лицо, продающее товар или оказывающее услугу, освобождено от уплаты НДС;
• если организация применяет ОСНО и оказывает услуги по агентским договорам или продает товары от своего имени;
• если покупатель/заказчик сделал предоплату за товар или услугу;
• если текст договора не содержит сумму к оплате.

Названия первичных документов в бухгалтерском учете

Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».

А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».

Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»

В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.

Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.

Первичные документы по стадиям сделки

Сделка — это не одномоментное явление, она растянута во времени. В ней выделяют три этапа.

1. Переговоры об условиях. На этом этапе представители компании обсуждают условия будущей сделки: цену, номенклатуру и количество, сроки, форс-мажорные обстоятельства и так далее. В результате продавец выставляет два первичных документа: счет на оплату и договор.

2. Оплата по счету. Далее продавец обязуется оплатить выставленный счет. Подтвердить оплату помогут:

3. Исполнение сделки. После оплаты следует отгрузка товара или оказание услуги. Продажу ТМЦ подтверждает товарная накладная или товарный чек. Выполнение работ и оказание услуг стороны подтверждают, подписывая соответствующий акт.

Второй и третий этап иногда меняются местами, если стороны договариваются о постоплате. Но набор документов не изменяется:

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Счет это первичный бухгалтерский документ

Примечание: Следует иметь в виду, что данный перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов необязателен для применения, т.к. с 2013 года (после принятия нового закона о бухучете) использование таких строгих форм перестало быть обязательным. На каждом предприятии могут быть созданы собственные бланки документов, которые разрабатываются самостоятельно. Но в большинстве случаев они создаются на основании форм, которые актуальны и в 2016 — перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов содержится в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
ВАЖНО! Счет-фактура не является первичным документом бухгалтерского учета из перечня 2016 – список был предложен выше. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

• проведет проверку документации,
• отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
• составит акт об уничтожении;
• упакует бумаги в специальную папку;
• оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

• сжигание;
• измельчение;
• химическая утилизация.

Похожие записи:

• Как оформить загранпаспорт через МФЦ пошагово в 2023 году
• Пенсия инвалиду военной травмы в 2024 году
• Прямые и косвенные расходы в налоговом учете. Риски неправильной классификации