Электронные трудовые книжки с 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
- дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- вид труд. функции;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Особенности заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
- Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
- После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
- В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
- В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Что такое электронная трудовая книжка?
Государство создаст электронную базу, в которую запишут данные обо всех работающих гражданах. Образование, стаж, должности на прошлой работе, причины увольнения — всё это можно будет посмотреть в личном файле сотрудника. В программе Цифровая экономика такой файл назвали «Персональная траектория развития».
Когда человек уволится, ему не выдадут трудовую книжку на руки — кадровик просто сделает запись в базе, что работник уволен. На новом месте кадровик внесет запись о приеме на работу.
Любой работодатель сможет проверить, где сотрудник трудился раньше и почему ушел. Сотрудник не сможет подделать трудовую, чтобы скрыть увольнение «по статье», или завести вторую для еще одного места работы. Электронная база убьет рынок фальшивых трудовых книжек, где указан фиктивный стаж и квалификация.
- К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
- В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
- Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
- Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?
Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение. Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку. Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.
Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.
Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).