Планирование закупок на предприятии и производстве
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планирование закупок на предприятии и производстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.
Бумажная версия не требуется, так что этот пункт можно убрать из перечня обязательных процедур — за исключением тех случаев, когда в отношении предмета заявки действует правило о неразглашении государственной тайны. Подобные документы включаются в отдельное приложение к плану закупок, не подлежащее публикации в системе. При заполнении формы проставляется гриф «Секретно», а также указываются реквизиты ответственного лица.
Предварительные операции
Планирование закупок начинается с предварительной подготовки и анализа. Сперва необходимо спрогнозировать спрос, то есть потребность клиентов в продукте или услуге. Вот какие исходные данные потребуются для прогнозирования спроса:
- объем продаж на текущий и прошлые периоды;
- количество товара, которое осталось на складе;
- наличие неудовлетворенного спроса потребителей. Например, клиенты нуждаются в определенном товаре, который не представлен на рынке или находится в дефиците;
- анализ ассортимента и сегментирование его по спросу на отдельные позиции;
- план продаж на прошлые периоды и процент его выполнения.
Анализ дополнительных факторов
Кроме прогнозируемого спроса и фактических продаж, необходимо учитывать сезонные факторы. Например, есть товары, которые востребованы у клиентов только в определенный сезон: елочные игрушки, наборы подарков к праздникам, товары для пикника, сада и огорода. Закупку таких позиций надо продумывать на шаг вперед. Но количество также должно быть оптимальным.
Кроме сезонности, есть еще факторы, которые надо учитывать в работе:
- изменения тенденций моды и новые тренды;
- появление конкурентов на рынке или сокращение конкуренции. Если появились новые компании, которые предлагают такие же товары, то часть клиентов уйдет к ним. Значит, объем закупок можно сократить либо вложить больше средств в маркетинг для удержания покупателей;
- погодные условия;
- экономическая ситуация в регионе.
Что такое план закупок
Закупочный план — обязательный документ для любого заказчика по 223-ФЗ. Если его не разместить, организация не сможет проводить торговые процедуры и заключать договоры в рамках закона о закупках отдельными видами юридических лиц (ст. 4 223-ФЗ). Вот какими актами руководствуются заказчики по 223-ФЗ, когда формируют план закупки:
- 223-ФЗ;
- локальным положением о закупке;
- Постановлением Правительства РФ № 932 от 17.09.2012.
Важно!
ПЗ формируются с учетом нормативных актов РФ, локальных нормативов организации и действующих положений о закупке. При необходимости заказчики учитывают биржевые индексы, курсы валют в зависимости от вида деятельности (п. 6 Правил № 932). Сюда же включается информация о долгосрочных контрактах, даже если они будут действовать дольше срока действия ПЗ.
В ст. 4 223-ФЗ закреплено, на какой срок заказчики составляют план закупок по закону № 223-ФЗ, — минимум на один год (ч. 2 ст. 4 223-ФЗ). В п. 3.1 ст. 4 223-ФЗ указано, что план закупки товаров, работ, услуг заказчиков, которые определены правительством по п. 2 ч. 8.2 ст. 3 223-ФЗ, содержит формируемый на срок не менее 3 лет раздел о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства в соответствии с утвержденными такими заказчиками перечнями товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется у таких субъектов.
В ПЗ включают сведения о заказах, необходимых для удовлетворения потребностей организации-заказчика. Если сведения о процедуре не подлежат публикации, в ПЗ их не включают (п. 4 Правил № 932). Заказчик вправе не включать сведения о торгах по п. 1-3 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ, если принял решение не размещать такие заказы в ЕИС. К ним относятся:
- процедуры до 100 000 или до 500 000;
- услуги по привлечению во вклады денежных средств;
- получение кредитов и займов;
- заказ брокерских услуг;
- торги, связанные с заключением договоров купли-продажи, аренды, доверительного управления.
В ст. 4 указано и то, на какой период заказчики по 223-ФЗ формируют план закупки инновационной и высокотехнологичной продукции, — от пяти до семи лет. Сюда же относится и закупка лекарственных средств. Если заказчик включен в перечень из РП № 475-р от 21.03.2016, его ПЗ подлежит обязательному мониторингу и оценке (ПП РФ № 1169 от 29.10.2015). В результате проверки заказчику выдают решение о соответствии или несоответствии плановых документов законодательству. Если ПЗ не соответствует закону, необходимо устранить нарушения, иначе ФАС приостановит закупочную деятельность заказчика.
В п. 8 Правил № 932 определено, вправе ли заказчик по 223-ФЗ вносить изменения в план закупки, — да, при необходимости ПЗ корректируются в течение года. Плановые документы меняют в случае:
- изменения сроков поставки, исполнения обязательств, вида процедуры, потребности покупателя в продукции и т. д.;
- корректировки на 10% и более объемов приобретаемых товаров или услуг, и, как следствие, невозможность покупки в связи с предполагаемым бюджетом;
- другие причины, указанные в Положении или иных локальных актах покупателя.
Другие причины для изменения:
- непредвиденная ситуация или риск ее появления;
- переквалификация заказчика в исполнителя по контракту;
- несостоявшаяся процедура.
Для конкурентных закупок ПЗ изменяют не позднее размещения в ЕИС извещения о такой процедуре (п. 9 Правил № 932). Заказчик самостоятельно решает, что написать в обоснование внесения изменений в план закупок 223-ФЗ, руководствуясь локальным закупочным положением. При уже заключенных сделках ничего не корректируют, даже если изменились существенные условия договора. То же касается и приобретения продукции, информация о которой запрещена либо не обязательна к включению в план. При чрезвычайной ситуации тендер организуют в срочном порядке, а сведения о нем вносят уже после удовлетворения нужд покупателя.
При внесении изменений документ разрешено дополнить, исправить или удалить лишнее. Если заключаете договор с единственным поставщиком по итогам несостоявшихся процедур, исправьте информацию об этом тендере, но не вносите дополнительную позицию. Все изменения в ПЗ публикуют в ЕИС в течение 10 дней после их утверждения.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
На современных предприятиях планирование закупок осуществляется посредством систематизированного подхода к вопросу с использованием эффективных электронных, вычислительных средств, программных комплексов. Это позволяет минимизировать вероятность человеческой ошибки. Последовательность операций представляет собой формирование плана, его согласование с вышестоящими инстанциями, исполнение задуманного. Уже на этапе подготовки необходимо обосновать все запланированные операции, проверить соответствие поставленным перед учреждением целям, а также нормировать закупку. Последнее предполагает контроль качества приобретаемого продукта, заказываемой услуги относительно действующих требований, ожидаемых потребительских качеств. На этапе плана анализируют необходимое количество продукта и предельную цену, по которой его можно приобретать.
Закупки в бюджетном планировании в формате графика предполагают в качестве фундамента использовать документацию, разработанную на трехлетний промежуток и описывающую основные потребности учреждения. Далеко не всякое юрлицо с первого раза может успешно сформировать такой закупочный план, который можно воплощать в реальность, поэтому законом оговорены возможности внесения коррективов в те документы, что уже опубликованы через специализированную информационную систему.
Зачастую изменения необходимо вносить по мере обнаружения потребностей в товарах, которые выявить раньше не получилось. Через электронный бюджет планирование закупок представляет собой довольно гибкий процесс, можно добавлять новые пункты, особенно если финансовые возможности для их воплощения обусловлены экономией на торгах, уже прошедших к моменту корректировки. Внести изменения можно, когда это стимулируется итогами общественного обсуждения, если таковое было организовано как удовлетворение требования законов.
Мониторинг соответствия планов
В силу ч. 2 ст. 5.1 Федерального закона № 223-ФЗ, Положения о проведении мониторинга соответствия, утвержденного Постановлением № 1169, предметом контроля в том числе становятся:
1) план закупки;
2) план закупки инновационной, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств;
3) изменения, внесенные в такие планы (если уточняется раздел об участии предпринимателей в закупке).
Планы закупки размещаются в ЕИС до 31 декабря текущего года (п. 14 Положения № 908), о чем уполномоченный орган уведомляется посредством функционала ЕИС (с 1 января следующего года). В течение следующих пяти рабочих дней уполномоченный орган проводит мониторинг – проверяет те же параметры, что и при оценке соответствия. При этом раздел плана, посвященный закупкам у малых и средних предпринимателей, должен охватывать не один год, а три года.
Положительное заключение свидетельствует о том, что заказчик исполнил требования законодательства об участии предпринимателей в закупках. Он может осуществлять закупки в запланированных объемах. Уведомление о несоответствии выдается для устранения замечаний к плану, а отрицательное заключение становится основанием для приостановки реализации плана в объеме 18 % годовой стоимости запланированных закупок. Как и при оценке соответствия, здесь заказчик тоже должен разместить в ЕИС перечень товаров, работ, услуг, выбранных в целях приостановки закупок.
Каким бывают планы: три типа
В зависимости от детальности, срочности и точности планы можно разделить на три типа.
- Оперативный — краткосрочный план. С его помощью директор закупок может разобрать вопросы текущих закупочных процессов. Он максимально точен и предполагает быструю реакцию на изменения. Оперативные планы выносятся на обсуждения в рамках ежедневных и еженедельных совещаний.
- Тактический — составляется в разрезе года или полутора лет. Его обсуждают в рамках совещаний по пересмотру бюджетов, планирования продаж, закупок и снабжения. Тактический план следует ежемесячно обновлять и детализировать при управлении цепями поставок по конкретным закупаемым позициям, их характеристикам и времени поставки. К разработке таких планов целесообразно подключить отделы закупок, маркетинга, разработки новых продуктов.
- Стратегический — используют во время стратегического планирования деятельности компании. Строиться в разрезе трёх, пяти, десяти и более лет. Стратегический план определяет цели закупок и снабжения, их стратегии в соответствии с потребностями компании.
Какой вред может приносить Планирование закупок
Звучит странно? Сразу оговоримся, что вред может приносить ТОЛЬКО отсутствие или некачественное Планирование закупок.
КАК происходит Потеря прибыли:
Пример:
18 числа Коммерческий директор Дмитрий смотрит остатки ГП на складе и видит, что товарной единицы (ТЕ) Х уже 2 дня нет в остатках.
Он зовет директора по производству Сергея и тот говорит, что закончилась упаковка для этой ТЕ.
Дмитрий вызывает Снабженца и спрашивает: «Почему?!!». Снабженец Евгений: «Извините, просчитались, думали, что хватит до конца месяца…».
Дмитрий: «Женя! Надо срочно привезти упаковку! Бегом!!!».
20 числа поставщик получает деньги, 28 числа упаковка приходит на склад материалов — возобновляется производство, 30 числа ТЕ попадает в продажи.
Знакомая ситуация?
Причина – плохо спланировали продажи, а, следовательно, и производство с закупом.
Либо бывает так: планируем только продажи, а закуп вообще не планируем – действуем «по ситуации».
Поэтому в один «прекрасный» момент заканчивается упаковка или нужный ингридиент. Данная высокомаржинальная товарная единица (ТЕ) не производится… Причем руководство об этом может узнать только на 2-3-й день. Пока разберемся, потом бежим срочно закупать. С учетом прохождения платежа и лага поставки проходит еще неделя. В итоге Предприятие лишилось прибыли по этой ТЕ за 1,5-2 недели…
Нет, ну можно, конечно, всегда держать избыточные запасы сырья и материалов. Но тогда лишаемся оборотных средств, а в итоге – опять же прибыли.
КАК происходят потери Качества закупаемого сырья и материалов:
Ход событий будет такой же, как в Примере.
Только еще возникают риски для Качества поставляемого сырья и материалов — банально срабатывает фактор времени:
Некогда искать лучше:
Поскольку надо срочно, приходится закупать первое более-менее подходящее у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда поставщик с лучшим качеством…
Некогда ждать замены брака:
Поскольку надо срочно, приходится пропускать менее качественное сырье в производство. Мы ведь в этой ситуации не готовы ждать, когда поставщик заменит бракованное сырье…
Приходится Входному контролю поступаться принципами. А далее это грозит потерей качества выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли.
В любом случае происходят потери времени, качества, бюджета, прибыли.
Вашей прибыли…
В связи принятием нового Положения о порядке формирования, утверждения планов-графиков пунктом 2 Постановления № 1279 отменены с 01 января 2020 года все другие ранее действовавшие акты Правительства РФ в части ранее действовавшей двухуровневой системы планирования:
1) постановление Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. № 1043 «О требованиях к формированию, утверждению и ведению планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также требованиях к форме планов закупок товаров, работ, услуг»;
2) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552 «Об утверждении Правил формирования, утверждения и ведения плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, а также требований к форме плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд»;
3) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 553 «Об утверждении Правил формирования, утверждения и ведения плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, а также требований к форме плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд»;
4) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 554 «О требованиях к формированию, утверждению и ведению плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также о требованиях к форме плана-графика закупок товаров, работ, услуг»;
5) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 555 «Об установлении порядка обоснования закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и форм такого обоснования»;
6) постановление Правительства РФ от 29 октября 2015 г. № 1168 «Об утверждении Правил размещения в единой информационной системе в сфере закупок планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, планов-графиков закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
В связи с этим органам исполнительной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления также необходимо отменить с 01.01.2020 г. все свои подзаконные акты, принятые в целях реализации этих отменённых актов Правительства РФ.
С 01.01.2020 года Федеральное казначейство осуществляет при ведении Реестра контрактов следующие дополнительные проверки:
1) проверку соответствия информации об исполнении контракта (его этапа), расторжении контракта его условиям (изменениям, внесенным в контракт) (см. подпункт г) пункта 13 Правил ведения реестра контрактов, утв. Постановлением № 1084);
2) проверку непротиворечивости информации и документов об исполнении контракта (его этапа), о расторжении контракта друг другу, условиям принимаемого (принятого) к учету бюджетного обязательства (см. подпункт д) пункта 13 Правил ведения реестра контрактов, утв. Постановлением № 1084).
Такие проверки проводятся при получении информации и документов от субъектов контроля, осуществляемого Федеральным казначейством и указанных в пунктах 3 и 6 Правил осуществления контроля, предусмотренного частью 5 статьи 99 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 12.12.2015 г. № 1367.
Аналогичные проверки в отношении субъектов контроля, осуществляемого финансовыми органами субъектов РФ и муниципальных образований (далее — финансовые органы), органами управления государственными внебюджетными фондами, будут осуществляться с 01.01.2021 г. (см. пункта 2 постановления Правительства РФ от 05.11.2019 №1400 (ред. от 27.12.2019) «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2013 г. №1084»).
6-е изменение: с 28 декабря 2019 года санируемым банкам законодательно разрешили выдать банковские гарантии в целях обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов в случае принятия решения Банка России о гарантировании непрерывности их деятельности
Суть изменений:
Статьёй 10 федерального закона от 27.12.2019 № 469-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» статья 45 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе дополнена дополнить частями 1.3 — 1.6.
Согласно указанным изменениям предусмотрено, что в течение срока реализации утвержденного Советом директоров плана участия Центрального банка РФ в осуществлении мер по предупреждению банкротства банка, включённого в перечень банков, уполномоченных выдавать банковские гарантии для целей 44-ФЗ, на дату утверждения указанного плана, банковскими гарантиями такого банка могут быть обеспечены заявки и исполнение контрактов вне зависимости от соответствия (несоответствия) такого банка установленным законодательством требованиям. Условием действительности в рамках 44-ФЗ банковских гарантий санируемого банка является принятие решения Советом директоров Центральным банком РФ решения о гарантировании непрерывности деятельности такого банка.
В течение срока реализации плана участия Центрального Банка РФ в осуществлении мер по предупреждению банкротства банка такой санируемый банк не исключается из перечня уполномоченных банков Минфином России, а в случае, если санируемый банк был на дату утверждения такого плана Центрального банка РФ исключён из перечня уполномоченный банков, то он подлежит восстановлению в перечне в течение 5-ти рабочих дней со дня получения информации от Центрального банка РФ о проведении мероприятий его по санации.
Это позволяет санируемому банку, вне зависимости от его соответствия (несоответствия) установленным законодательством требованиям, осуществлять банковские операции по выдаче банковских гарантий в рамках 44-ФЗ для поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
7-е изменение: с 30 декабря 2019 года внесены изменения в правила разработки типовых контрактов, типовых условий контрактов в части наделения госкорпорации «Роскосмос» полномочиями на разработку типовых контрактов и типовых условий контрактов
Суть изменений:
Пунктом 6 постановления Правительства РФ от 27.12.2019 № 1906 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» внесены изменения в Правила разработки типовых контрактов, типовых условий контрактов, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 02.07.2014 г. № 606, части наделения госкорпорации «Роскосмос» полномочием на разработку типовых контрактов, типовых условий контрактов.
Данное изменение вступило в силу с 30.12.2019 года и направлено на приведение указанных Правил разработки типовых контрактов в соответствие с положениями части 11 статьи 34 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе.