Как правильно сделать справку 2 НДФЛ в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сделать справку 2 НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.

Виды 2-НДФЛ: для ИФНС и для работника

С отчетности за 2021 год справка 2-НДФЛ составляется по двум разным формам:

• Для ИФНС — справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ).

Справку, сдаваемую в ИФНС, существенно изменили: убрали часть полей, изменили структуру. Если ранее она состояла из 5 разделов, то теперь она включается в себя вводную часть, разделы 1, 2, 3 и приложение, в котором помесячно указываются доходы и вычеты, выданные сотруднику в привязке к конкретным кодам. Справка для налоговой имеет сокращенное наименование «форма 2-НДФЛ» и КНД 1151078.

• Для работника — справка о доходах и суммах налога физического лица.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.

Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:

• представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
• подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
• предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
• для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
• подачи пакета документов для получения льгот и т.д.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.

Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.

Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;

• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:

• каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;

• не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;

• не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.

В каком формате подавать 2-НДФЛ

1) Если число заполненных для налоговой справок 25 и более, нужно передавать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи (через интернет), для чего должен быть заключен договор со специализированной организацией (оператором электронного документооборота между налогоплательщиками и инспекциями).

Список операторов можно посмотреть на сайте налоговой службы. Также для подачи справок можно воспользоваться сайтом ФНС.

2) При меньшем количестве подать справки можно на бумаге – принести лично или отправить по почте.

При подаче 2-НДФЛ в бумажном виде также составляется реестр сведений о доходах – сводный документ с данными о нанимателе, общем количестве справок и таблицей из трех колонок, в первой из которых проставляются номера предоставляемых в налоговую справок, во второй указывается ФИО сотрудников, в третьей проставляются даты их рождения.

Также в реестре отражается дата представления в налоговый орган справок, дата принятия и данные сотрудника налоговой, принявшего документы. Заполняется реестр всегда в 2-х экземплярах.

Актуальная форма реестра приведена в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. При подаче через интернет реестр сформируется автоматически и отдельно составлять документ не нужно.

Форма справки 2-НДФЛ, оформляемая нанимателем для ИФНС

Обновленный бланк справки 2-НДФЛ, оформляемой налоговым агентом для ИФНС, представлен Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. Его изменения коснулись меньше всего. Актуальный бланк справки по-прежнему состоит из пяти разделов, но из него удалены некоторые строки. Обобщая все изменения, следует отметить:

1. Теперь в бланк не нужно вносить сведения о признаке, № корректировки, коде ИФНС, а также реквизиты уведомления о вычете.
2. В отношении справки 2-НДФЛ для налоговой введено ограничение по форме ее подачи. Начиная с 2023 г. представлять ее в ИФНС на дисках, флешках и прочих носителях не разрешается.

Форма заполняется путем занесения текстовых, цифровых и кодовых показателей. Расшифровка кодов имеется в соответствующих приложениях к распоряжению ФНС, их следует учесть для правильного отображения «зашифрованной» информации. Остальные сведения заносятся по разделам обычным порядком, стандартно.

Первый раздел бланка содержит реквизиты нанимателя (телефон, ОКТМО, ИНН и ФИО для ИП, КПП и сокращенное название для юрлиц). Во втором разделе записывают персональные данные физлица (инициалы, действительный статус, код страны, ИНН, паспортные данные и др.).

Далее указывают информацию по облагаемым доходам (разд. 3), предоставленным вычетам по месту постоянной работы (разд.4) и общим, излишним суммам дохода, а также налога (разд. 5). Справку можно оформить на бумаге либо в электронном виде и подать ее в ИФНС по месту своего учета посредством ТКС.

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.

Порядок и сроки сдачи справки

В 2021-ом работодатели сдают справку в виде приложения к справке 6-НДФЛ. При этом не раз в квартал, а один раз в год. Соответственно, справка 6-НДФЛ и приложение о доходах физлица заполняются по итогам 2021-го и направляются в ИФНС, где ИП или юрлицо числится налогоплательщиком, до 01 марта 2023.

• работодатели, у которых число работников не превышает 10 человек, могут сдавать 6-НДФЛ и справку как в бумажном, так и электронном виде
• работодатели, у которых число работников больше 10 человек, сдают справки исключительно в электронном виде

Для юрлиц с несколькими обособленными подразделениями существуют отдельные правила:

• если и головное, и обособленные подразделения юрлица находятся в одном муниципальном образовании, работодатель отчитывается в ИФНС по месту учёта головного подразделения
• если головное подразделение юрлица находится в одном муниципалитете, а обособленные – в других, работодатель вправе выбрать одну ИФНС, в которую будет сдавать отчётность по всем обособленным подразделениям

Чтобы работодатель смог воспользоваться этим правом, ему нужно до 01.01.2022 уведомить все ИФНС, в которых подразделения состоят на учёте.

Изменить своё решение в течение года невозможно. Уведомить налоговиков придётся лишь в случае изменения числа обособленных подразделений или при наличии других обстоятельств, способных повлиять на порядок сдачи отчётности.

Как заполнить реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ?

Реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ формируется, если справки сдаются в ИФНС на бумаге или в электронном виде на диске или флеш-накопителе.

Напомним, что если общее количество лиц, в отношении которых выполнялись функции налогового агентирования, превышает 25 человек, то отчетность следует подавать только по ТКС. Реестр сведений о доходах в данном случае формирует ФНС.

Форма и порядок предоставления реестра утверждены приказом ФНС РФ от 02.10.2021 № ММВ-7-11/566@. Реестр представляет собой сводную таблицу, содержащую информацию:

• о предоставляемых справках по номерам;
• Ф. И. О. и дате рождения человека, которому уплачивался доход по каждой справке.

Поэтому самым простым алгоритмом формирования реестра вручную будет такой:

• подготовить справки по всем, кому производились выплаты;
• пронумеровать справки;
• заполнить шапку реестра;
• внести в таблицу необходимые данные из справок в порядке нумерации.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка выдается налоговым агентом, которым, например, является ваш работодатель. В форме указывается зарплата и другие начисления от работодателя за определенный период времени, а также все удержанные налоги.

Предоставляется справка 2-НДФЛ на предприятии — бухгалтер должен выдавать ее по первому требованию работника.

Информация о доходах и уплаченных налогах необходима для оформления кредита. Банки и другие организации-кредиторы просят предоставить оригинал справки, чтобы убедиться в финансовой обеспеченности заемщика.

Также этот документ необходимо вложить в пакет для налоговой инспекции, если вы в 2023 году оформляете возврат подоходного налога через ФНС. В этом отличие двух способов оформления льготы: при получении вычета через работодателя 2-НДФЛ не требуется.

Когда справка 2-НДФЛ не сдается?

Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:

1. Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
2. Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
3. При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
4. С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.

Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:

1. Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
2. Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
3. Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
4. Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
5. Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
6. Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
7. Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
8. Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.

Срок оформления справки 2-НДФЛ работнику

Практически ни один банк не рассматривает заявки на кредиты, включая ипотеку, при отсутствии у заявителя НДФЛ справки, частично показывающей его платежеспособность.

Помимо этого, она выдается физлицу:

1. При увольнении с основного места работы для передачи новому работодателю о полученных льготах.
2. Для пользования вычетами, установленными российским законодательством.
3. При подаче документов в консульство на оформление разрешения для выезда в разные страны.
4. Для установления социальной выплаты в связи с потерей работы и получением статуса безработного.
5. При перерасчете или определении размера пенсий по достижении пенсионного возраста, алиментов, больничных листов.
6. Для приема в семью ребенка из детдома или подачи бумаг на опекуна.
7. По запросам судей, рассматривающих трудовые споры или другие виды разбирательств.

Работодатель должен предоставить физическому лицу документ о выплатах и удержаниях, когда тот обращается с просьбой в письменной форме. НДФЛ имеют право просить:

• сотрудники, трудоустроенные в текущий момент;
• работавшие ранее у работодателя;
• физлица, получавшие деньги по различным договорам.

Бланк отчетности утвержден ранее указанным приказом ФНС РФ. При запрашивании данных за другие периоды, то справка оформляется в том формате, который действовал на тот момент.

Принцип оформления 2-НДФЛ за 2021 г.

Приложение 1 к 6 НДФЛ оформляется в определенном порядке:

1. Вносится информация о налоговом агенте, заполнившим документ. Вначале в первой строчке указывается наименование работодателя, наличие инвестиционного фонда, ИНН, КПП, служебный телефон.
2. Вписывается период, за который формируется финансовый отчет, номер справки, признак.

Существуют их 2 вида:

1. Обычная справка, передаваемая в ИФНС, на основании НК РФ за отчетный период, соответствующий календарному году.
2. Документ составляется, если нет возможности взыскать подоходный налог. Он предоставляется до 1 марта.

Такая ситуация может возникнуть, когда организация выдает за оплату труда сотруднику не деньги, а натуральный заменитель, например: подарок, туристическую путевку.

Другой момент: работник увольняется с компании и уезжает на ПМЖ в другую страну. Тогда он уже не является резидентом России. До увольнения с гражданина удерживали подоходный налог в размере 13%, а нерезиденты должны ежемесячно платить НДФЛ по ставке 30%.

В том случае, если сотрудник уволился до конца отчётного года, то есть до 31 декабря, то за целый налоговый период начиная с 1.01.21 до 31.12.21 г. нужно с его зарплаты снять 30%.

В разделе 1 справки НДФЛ указываются данные о физлице, на которого создается документ:

• дата и место рождения:
• гражданство;
• код документа с его паспорта.

В разделе 2 присутствует примененная ставка налога, окончательная величина выплат за календарный год. Должны указываться сведения об удержаниях больше, чем нужно, наоборот, недостающей величине НДФЛ.

В 3-ий раздел приложения 1 вписываются коды трех видов ранее описанных льгот (вычетов по НК РФ) и суммовые значения, соответствующие им. Указывается информация об уведомлении физического лица, являющегося налогоплательщиком: дата отправки, номер и код вида сообщения, относящийся к:

• «1» – вычету по имуществу;
• «2» – социальной льготе;
• «3» – праву на снижение подоходного налога по уплаченным авансам.

Раздел 4 оформляется в том случае, если НДФЛ не получилось взыскать. Здесь необходимо указать суммовые значения выплат гражданам, если не удалось снять 13%, а также величину задолженности по налогу.

В последних строчках указываются ФИО сотрудника либо представителя предприятия или ИП, подготовившего приложение к 6-НДФЛ. Тут же вписываются данные с паспорта физлица, дата оформления документа. Справка заверяется подписью, ставится печать.

Существует у документа еще и приложение, в котором указываются данные по конкретному виду доходов и вычетов, соответствующих собственным кодам:

• заработная плата – 2000;
• начисления отпускных – 2012;
• премиальные выплаты – 2002;
• оплата больничных листов – 2300 и иные доходы.

Суммы расписываются по каждому месяцу отдельно, не должно быть отрицательных цифр.

Куда предоставлять отчетность

В НК указано, что организации должны отправлять отчеты в налоговую службу по месту своего расположения, а предприниматели — по месту проживания.

Кроме этого, компаниям разрешается открывать филиалы и представительства, как в своей местности, так и за пределами нее. В такой ситуации основная организация, а также открытые ей филиалы, должны сдавать отчет по местам своего расположения.

Внимание! Если какой-либо сотрудник осуществляет деятельность как в главной организации, так и в одном из ее филиалов, то НДФЛ необходимо удерживать и перечислять по каждому месту выполнения работы. Следовательно, и в отчеты это работник также будет включаться несколько раз на каждом месте.

НК определяет, что некоторые предприятия могут иметь статус крупных налогоплательщиков. В этой ситуации им разрешается самостоятельно выбрать, в какую именно инспекцию они будут отчитываться и производить платежи налогов.

Похожие записи:

• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• Проезд на безвозмездной основе
• Услуги, оказываемые нотариусом, цены и необходимые документы