Основные изменения в работе кадровика с 1 марта 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные изменения в работе кадровика с 1 марта 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.

Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:

• компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
• вычитается из зарплаты сотрудника.

Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году

Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Сроки хранения документов по кадрам

Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).

Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.

Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).

Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.

Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).

Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.

Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).

Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).

Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).

Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов

За нарушение сроков хранения кадровых документов кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.

Надо отметить, что еще до 2020 года размер санкций был несущественным. Так, например, за подобное нарушение руководителя компании могли наказать штрафом в размере 300 рублей, а должностное лицо вообще не несло материальной ответственности.

Теперь все изменилось. За нарушение сроков хранения предусмотрены следующие меры:

• предупреждение или материальное взыскание до 3 тыс. рублей для нарушителей – физических лиц;
• если правонарушение совершил сотрудник, признанный должностным лицом, то он понесет наказание в виде штрафа в размере от 3 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
• для юридических лиц мера ответственности ограничена десятью тысячами рублей.

Привлечь к ответственности могут сразу несколько лиц, виновных в совершении правонарушения, например и работника, утилизировавшего бумаги до истечения срока хранения, и руководителя компании.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Документы о награждении

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:		(1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
а) в награждающих организациях;	Постоянно (1) (2)
б) в представляющих организациях	5 лет
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	Постоянно	–
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет	–
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	Постоянно	–
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет	–
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	10 лет	–
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет	–
Книга почета организации	Постоянно	–
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет	–

Существуют ли четкие правила хранения персональных данных?

Многие начинающие бизнесмены полагают, что для урегулирования вопросов, касающихся операций с ПДн, есть четкие инструкции, используя которые получится сформировать четкие правила и привести деятельность в соответствии с законодательными требованиями. На практике единого подхода к решению вопроса нет. Это значит, что каждый руководитель или ИП самостоятельно (или делегируя обязательства на заместителя либо руководителя отдела кадров):

• разрабатывает регламент хранения персональных данных;
• определяет, где они будут находиться;
• подбирает и одобряет предпринимаемые меры защиты и ограничения доступа;
• назначает сотрудников, которые будут нести ответственность за контроль операций с личными сведениями;
• выбирает те или иные виды наказаний за нарушения правил;
• подписывает внутренние распоряжения.

Какие документы включают в дело

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.

Под номенклатурой дел принято подразумевать систематизированный перечень наименований дел компании. В нем содержится полная информация о том, какие бумаги нужно вести в конкретном подразделении. Также указано, где их хранить.

О порядке составления номенклатуры говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015.

Перечислим основные виды номенклатуры дел:

1. Типовая. Обязательный перечень дел, который заводят в однотипных организациях. Наличие типовой номенклатуры характерно для компаний, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная. По своему назначению документ схож с типовой формой номенклатуры дел компании. Его разработка осуществляется в однотипных организациях.
3. Индивидуальная. Утверждается в каждой компании.

Внимание! Если в компании нет примерной или типовой номенклатуры, то индивидуальная разрабатывается как самостоятельный документ.

Согласно действующим нормативно-правовым актам, составлять номенклатуру дел в обязательном порядке должны следующие организации:

• муниципальные и государственные;
• негосударственные, если был заключен договор с госархивом;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности.

Другие юридические лица не обязаны заниматься составлением номенклатуры. Однако нужно учитывать, что она понадобится при ликвидации негосударственной организации.

Более того, негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами. Формирование собственного архива происходит по правилам, одобренным Росархивом.

Делаем вывод, что номенклатура:

• закрепляет систематизацию всех документов;
• оформляется по правилам;
• содержит сроки хранения каждого дела.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Перечень документов подлежащих архивному хранению

, ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов. 1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на и уничтожение управленческих типовых документов, т.

На какие распространяется новый Перечень: на созданные в 2011 году или уже начиная с октября 2010 года?

Есть документы, для которых срок хранения в новом Перечне удлинен по сравнению со старым?

И что делать с такими делами, сформированными в 2010 году? Как актуализировать номенклатуру дел 2010 года? Что будет, если организация «проглядит» увеличение срока в новом Перечне и уничтожит его в соответствии с более коротким сроком старого Перечня?

Для каких ¬организаций новый Перечень обязателен? За разъяснениями мы обратились к представителю ВНИИДАД. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2023 года)

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:		(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;	50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;	5 лет (1)
в) о служебных проверках;	5 лет
г) о направлении в командировку работников;	5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50/75 лет ЭПК	–
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем	3 года	–
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:		–
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;	15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;	5 лет
в) конкурсные бюллетени	5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):		–
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;	3 года
б) лиц, не принятых на работу	1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации	5 лет	–
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:		(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	3 года (1)
Согласие на обработку персональных данных	3 года (1)	(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	3 года (1)	(1) После замены новыми
Должностные регламенты (инструкции) работников	50/75 лет	–
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих	50/75 лет ЭПК	–
Личные дела руководителей и работников организаций (1)	50/75 лет ЭПК	(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)	50 лет	–
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников	5 лет	–
Листы собеседования, стажировочные листы водителей	5 лет	–
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные работниками – 50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50/75 лет	–
Заявления работников о выдаче документов, связ��нных с работой, и их копий	1 год	–
Отчеты работников о командировках	5 лет ЭПК	–
Графики отпусков	3 года	–
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	–
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	3 года	–
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет (1)	(1) После снятия с учета
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Кодексы профессиональной этики:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним	1 год	–
Списки:		–
а) членов руководящих и исполнительных органов организации;	Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;	Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;	Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию;	5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности;	До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования;	5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;	5 лет
з) лиц, выезжающих за границу	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:		–
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;	50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;	5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;	5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету;	5 лет
ж) отпусков;	5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок;	1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;	50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов	5 лет

Похожие записи:

• Новгородская обл ветеран труда федерального значения льготы в 2023 году
• Когда работодатель может перенести отпуск работника
• Какое наказание за пересечение сплошной в 2023 году