Изменения 2023: по налогам, взносам, кадрам. Обзор

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения 2023: по налогам, взносам, кадрам. Обзор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.

Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:

• воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;

• развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.

Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.

Процесс интеграции включает следующие шаги:

• Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;

• Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;

• Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;

• Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;

• Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.

Понятие кадрового учета

Термин «кадровое делопроизводство» описывает комплекс процедур по организации работы с документами, которые готовятся в связи с подбором персонала. Правила регулируются действующим законодательством РФ, а фактическая организация его на предприятиях регулярно проверяется контролирующими органами.

Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:

• Юридически фиксировать все кадровые перемещения в компании, в том числе: прием на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение, дисциплинарное взыскание и т.д.
• Документируйте существующие условия труда в компании, обеспечивайте прозрачность и строгую регламентацию условий труда
• Перед государственной статистикой выявляйте проблемные зоны и ищите резервы, пригодные для использования.
• Подготавливать отчетную документацию о состоянии государства и своевременно направлять ее в государственные органы.
• В случае проверки предоставить проверяющим документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.

Для того чтобы грамотно организовать кадровый учет в компании, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:

1. Трудовой кодекс РФ, в том числе статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
2. ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства в компании.
3. ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
4. Закон «Об индивидуальном (персональном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
5. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
6. Приказ Федерального архива от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
7. Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 225. Содержит инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
8. Статья 5.27 КоАП РФ содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя в случае выявления отсутствия обязательных кадровых документов.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на три основных вида:

• Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
• Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
• Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.

ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.

В список необходимых документов входят:

• Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
• Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
• Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Основные изменения по взносам в 2023 году

Начну с самого, на мой взгляд, масштабного изменения – объединения ПФР и ФСС, и как, следствие, образования нового единого фонда СФР.

Что изменится?

• будем платить взносы по единому тарифу исходя из единой предельной облагаемой базы.

Разъясню. Теперь не нужно самостоятельно делить взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ и платить их по разным реквизитам и отдельными платежками. Будет одна платежка на общую сумму страховых взносов по тарифу 30%, который после достижения предельной базы снизится до 15,1%. Налоговая же сама распределит их по видам страхования.

Обращаю Ваше внимание! Новации не коснуться взносов на травматизм – здесь все остается по-старому

• поменяется срок уплаты страховых взносов – с 1 января 2023г. крайняя дата уплаты страховых взносов – 28-е число по окончании месяца.

• схема с заменой трудовых договоров гражданско-правовыми будет невыгодна, т.к. с нового 2023 г. такие выплаты будут облагаться страховыми взносами. Включить в базу по социальным взносам придется и вознаграждения работникам-иностранцам.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Какие отчеты надо сдать до 1 марта 2022?

Какие отчеты сдавать в марте 2022 года

Срок	Что сделать	Госорганы
1 марта	Сдать 6-НДФЛ (включая справки о доходах физлиц) за 2021 год	ИФНС
Сдать СЗВ-СТАЖ вместе с ОДВ-1 за 2021 год	ПФР
Заплатить транспортный налог для юрлиц за 2021 год	ИФНС
Заплатить земельный налог для юрлиц за 2021 год	ИФНС

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Отчеты кадрового специалиста

Все отчеты должны ежегодно корректироваться кадровиками, так как даты их предоставления могут сдвигаться в связи с совпадением отчетной даты с выходным днем. Чтобы не просрочить отчетность, необходимо следить за этим и постоянно мониторить законодательную базу на предмет изменения отчетных форм и сроков. Удобнее сдавать всю кадровую отчетность за несколько дней до наступления срока, а бланки и периодичность уточнять на официальных сайтах ведомств.

Месяц	Последняя дата сдачи	Форма отчета
Январь	10.01	3-Ф
11.01.	1-ПР
16.01.	П-4, СЗВ-М и СЗВ-ТД
25.01.	7-Т, ЕФС-1
31.01	1-Т (за 2022 г), 3-Ф (за январь)
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Февраль	03.02.	1-Кадры
15.02	П-4 (за январь)
25.02	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Март	01.03.	3-Ф
15.03.	П-4
25.03.	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Апрель	01.04.	3-Ф
08.04.	П-4 (НЗ)
11.04.	ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц
25.04	РСВ
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Май	04.05.	3-Ф
16.05.	П-4
25.05	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Июнь	01.06.	3-Ф
15.06.	П-4
25.06.	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Июль	01.07.	3-Ф
08.07.	П-4 (НЗ)
11.07.	ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц
15.07.	П-4
25.07.	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах, реестры по допстрахованию
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Август	01.08.	3-Ф
15.08.	П-4
25.08.	РСВ
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Сентябрь	До 30.09	Списки работников мужского пола 15 и 16 лет
01.09.	3-Ф
15.09.	П-4
25.09.	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Октябрь	03.10.	3-Ф
10.10.	П-4 (НЗ)
10.10	ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц
17.10.	П-4
25.10.	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
31.10.	Отчет о работниках-мужчинах, которых надо поставить на первоначальный учет; Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет
Ноябрь	01.11.	3-Ф
15.11.	П-4
25.11	ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физлицах
30.11	57-Т
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
Декабрь	01.12.	3-Ф
15.12.	П-4
25.12.	РСВ
Дата, установленная Центром занятости	О вакансиях, о процедуре банкротства, по инвалидам
до 31.12.	Согласовать План работы по воинскому учету

Ведение кадрового учета включает в себя

Сотрудник компании БУХпрофи осуществляет аутсорсинг кадрового делопроизводства, занимается оформлением обязательных кадровых документов и выполняет такие процедуры как:

• оформление (прием) работника на работу (заполнение трудового договора; дополнительные соглашения к трудовому договору; ознакомление с локальными актами — Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных; приказом о приеме на работу, занесет запись в трудовую книжку, запись в книгу учета трудовых книжек);

• оформление перевода работника на другую работу (приказ о переводе на другую работу), занесет запись в трудовую книжку;

• увольнение работника (приказ об увольнении, записка-расчет при прекращении трудового договора, занесет запись в трудовую книжку работника, оформит уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (при необходимости)).

Так же в стоимость кадрового учета входит формирование и внесение изменений в штатное расписание:

• Формирование (Заполнение) штатного расписания;

• Приказ об утверждении штатного расписания;
• Приказ на внесение изменений штатного расписания.

Сосредоточьтесь на опыте взаимодействия вашей компании и сотрудников (кандидатов)

Сотрудники являются фундаментом любого бизнеса. То, как они позиционируют себя в вашей компании, влияет не только на успех их команд, но и на успех компаний в целом. А то, как они себя позиционируют и ощущают, зависит от того, как компания в виде менеджмента и кадровиков выстраивает с ними отношения.

Когда потребности работников остаются неудовлетворенными, лучшие сотрудники без колебаний ищут работу у других работодателей. Исследования российских (Headhunter) и иностранных (Gartner, Hudson) кадровых агентств показывают, что низкая заработная плата, отсутствие возможностей для развития и неясные карьерные пути остались основными причинами увольнения в 2022 году. Также эти исследования выделяют отсутствие межличностных связей и чувства принадлежности как основные причины, по которым сотрудники увольняются с работы. Прежде всего сотрудники стремятся к трем вещам: «быть ценимым своей организацией, ценимым своим руководителем и чувствовать чувство принадлежности».

Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

• Прием, увольнение, оформление приказов;
• Составление штатного расписания, графика отпусков;
• Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
• Составление табелей учета рабочего времени;
• Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
• Охрана труда;
• Сдача кадровых отчетов

Чем полезна система КЭДО при ведении кадрового делопроизводства?

В КДП существует много типовых процессов, которые из раза в раз выполняются по одному сценарию, но при этом отнимают много времени, как у сотрудников отдела кадров, так и у остальных задействованных работников. Система помогает решить этот вопрос. Кроме того, она делает эти процессы удобнее и прозрачнее, позволяя должным образом оформить документы в два счёта. А самое приятное — КЭДО не требует контратипировать документы на бумаге. Рассмотрим основные преимущества подробнее:

-Автоматизация операционных задач. Система забирает на себя рутинную работу отдела кадров, за счёт чего ускоряется время выполнения процесса, при этом у кадровика остаётся больше времени на выполнения других задач. Она может даже самостоятельно генерировать документы в рамках установленной формы. -Исключение ошибок. Поскольку типовые процессы выполняет система, снижается риск совершения ошибок человеческого фактора. -Быстрый и удобный поиск документов. Больше не нужно будет прерывать горы бумаг в поисках нужного документа. Поиск можно будет осуществить в два клика по различным параметрам. -Напоминания о задачах. Чтобы не забыть подписать документы в срок или составить график отпусков, можно создать событие в электронном календаре, которое напомнит вам сделать что-либо в должный момент, или можно создать задачу с выставленным сроком окончания. -Контроль движения документов. Можно не задаваться вопросом о том, на какой стадии сейчас находится документ, не нужно звонить исполнителю и спрашивать его, когда он подпишет, а вместо этого достаточно просто посмотреть статус этого документа в системе. -Организация работы с удалёнщиками. Система станет идеальным вариантом для тех, кому необходимо выстроить чёткие коммуникации с удалёнными сотрудниками.

Невооруженным глазом видно, что цифровой подход к ведению кадровых документов и трудовых процессов в целом, имеет значительное преимущество над бумажным вариантом. Задачи выполняются легче, быстрее и чётче, при меньших финансовых затратах, так как происходит экономия на логистике, расходных материалах и самой бумаге.

Как уже упоминалось выше, кадровый ЭДО официально разрешён с ноября 2021 года и регулируется ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ. Любая компания может сделать выбор, будет она продолжать вести документы в бумажном виде или же перейдёт на электронный формат взаимодействия.

Электронные документы должны отвечать единым требованиям, точно такие же как и для бумажных. На работодателя возлагается ответственность за соблюдение этих требований при осуществлении кадрового учёта.

Оцифровать можно большинство кадровых документов организации, в том числе: трудовой договор, приказы о предоставлении отпуска, служебные записки и другие документы. Они все будут юридически значимы, при условии, что подписаны электронными подписями, которые необходимо будет оформить для всех пользователей на этапе внедрения системы. Это правило не распространяется только на акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда. Эти документы по-прежнему требуется оформлять или контратипировать на бумаге (ст. 22.2 и ст. 22.3 ТК РФ).

Похожие записи:

• Как получить субсидию и льготу на оплату ЖКУ
• Что делать после получения свидетельства о праве на наследство по завещанию
• Льгота по НДФЛ на детей в 2023 году до какой суммы дохода их расчет