Оформить справку о доходах (2-НДФЛ) c 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформить справку о доходах (2-НДФЛ) c 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.

Если по какой-то причине работодатель отказывается выдать вам 2-НДФЛ или затягивает сроки, то вы имеете право пожаловаться в инспекцию труда или даже в прокуратуру.

Не любите общаться с бухгалтерией — возьмите электронную справку. Она имеет такую же юридическую силу, как и бумажная, и заверяется электронной подписью налогового органа. Заказать её можно онлайн через «Госуслуги» или на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Правда, иногда поход в бухгалтерию неизбежен:

• если нужна справка за текущий период,
• если заказываете в начале года.

Обычно данные за прошлый период поступают в апреле. До этого времени электронную справку заказать не получится.

Как выглядит справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.

Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:

1. «Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о налоговом агенте и четыре раздела:
2. Раздел 1. «Данные о физическом лице — получателе дохода». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные.
3. Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Введите ставку налога, общую сумму облагаемого по ней дохода, выделите налоговую базу, укажите исчисленную и удержанную сумму налога.
4. Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». Укажите код вычета и сумму, дополнительно впишите данные об уведомлении.
5. Раздел 4. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». Укажите сумму дохода, с которого не удержали налог, и саму неудержанную сумму.

2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.

Теперь вы имеете представление о том, как выглядит справка 2-НДФЛ, осталось упомянуть о некоторых нюансах, касающихся ее представления.

Например,о том, что справка 2-НДФЛ за 2020 год должна была быть направлена работодателем в налоговые органы до 1 марта 2021 года. Отчетным периодом при этом является календарный год, то есть период времени с 01.01.2020 по 31.12.2020.

Распространенные ошибки при оформлении 2-НДФЛ

Ошибка 1. Бланк справки, предназначенный для работника, не должен содержать счетных, цифровых и иных ошибок, недостоверных сведений. Например, неверное указание кодов. Не допускается также отсутствие обязательных данных, некорректные записи, сделанные не там, где требуется, либо записи, выходящие за пределы установленных им мест. При их наличии справка признается недействительной и подлежит переоформлению.

Ошибка 2. Неточные сведения, показатели, указанные в справке 2-НДФЛ, предназначенной для ИФНС, необходимо своевременно исправлять. Следует помнить, что на основании ст. 126.1 НК РФ налогового агента, который представил недостоверные, ошибочные данные, могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибками.

Такими ошибками признаются, например, некорректный ИНН, информация, затрудняющая исчисление НДФЛ, либо неверное указание статуса налогоплательщика (например, вместо кода «1», присвоенного резиденту, записан код «2»).

Чтобы избежать санкций, налоговый агент должен вовремя представить ИФНС уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Т. е. сделать это нужно до того момента, как ошибки обнаружит налоговый инспектор и по факту их обнаружения составит соответствующий акт.

Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.

Из этого правила есть три исключения:

• Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
• Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.

Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.

Срок предоставления 2-НДФЛ работодателем

Справки о доходах заполняются ежегодно по каждому сотруднику, получившему доход от работодателя, т.е. работодатель обязан сообщить о доходах, выплаченных сотрудникам в прошедшем году, до 1 апреля.

Каждый сотрудник в любой момент вправе обратиться за справкой по форме 2-НДФЛ к работодателю (или бывшему работодателю), п.3 статьи 230 НК РФ обязывает работодателя по заявлению выдавать справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. При этом в Налоговом кодексе не указаны сроки предоставления такой справки, обратимся к Трудовому кодексу, статья 62:

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой (приказы о назначении, переводе, увольнении, выписки из трудовой, справки о доходах) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов должны быть предоставлены бесплатно и заверены должным образом.

Общие суммы налога и дохода

В пятом разделе заполняется таблица с суммарными показателями, исчисленными за весь запрошенный период:

• доход — общий начисленный размер за 2021 год без учета вычетов из предыдущего раздела;
• налоговая база — доход минус сумма вычетов из раздела 3 и 4;
• налог исчисленный — НДФЛ, рассчитанный с налоговой базы;
• налог удержанный — НДФЛ, который фактически был удержан за год;
• фиксированные авансовые платежи, уменьшающие налог;
• налог на прибыль организаций в отношении дивидендов;
• налог перечисленный — НДФЛ, фактически уплаченный налоговым агентом;
• излишне удержанный налог — переплата в связи с изменением статуса налогоплательщика, а также не возвращенный излишне удержанный НДФЛ.

Порядок и сроки сдачи справки

В 2021-ом работодатели сдают справку в виде приложения к справке 6-НДФЛ. При этом не раз в квартал, а один раз в год. Соответственно, справка 6-НДФЛ и приложение о доходах физлица заполняются по итогам 2021-го и направляются в ИФНС, где ИП или юрлицо числится налогоплательщиком, до 01 марта 2023.

• работодатели, у которых число работников не превышает 10 человек, могут сдавать 6-НДФЛ и справку как в бумажном, так и электронном виде
• работодатели, у которых число работников больше 10 человек, сдают справки исключительно в электронном виде

Для юрлиц с несколькими обособленными подразделениями существуют отдельные правила:

• если и головное, и обособленные подразделения юрлица находятся в одном муниципальном образовании, работодатель отчитывается в ИФНС по месту учёта головного подразделения
• если головное подразделение юрлица находится в одном муниципалитете, а обособленные – в других, работодатель вправе выбрать одну ИФНС, в которую будет сдавать отчётность по всем обособленным подразделениям

Чтобы работодатель смог воспользоваться этим правом, ему нужно до 01.01.2022 уведомить все ИФНС, в которых подразделения состоят на учёте.

Изменить своё решение в течение года невозможно. Уведомить налоговиков придётся лишь в случае изменения числа обособленных подразделений или при наличии других обстоятельств, способных повлиять на порядок сдачи отчётности.

Новая форма справки ориентирована на работодателей, отчитывающихся на бумаге. По мнению налоговиков, она также позволит автоматизировать и ускорить процесс обработки данных.

В 2021-ом справка состоит из 2-х частей:

• непосредственно «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
• приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»

Сама справка содержит сведения о налоговом агенте и 4 раздела:

1. Сведения о физлице – получателе дохода:
   • ФИО налогоплательщика
   • паспортные данные
   • ИНН
   • статус
   • код страны
2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода:
   • налоговая ставка
   • сумма облагаемого дохода
   • налоговая база
   • исчисленная и удержанная сумма налога
3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты:
   • код вычета
   • сумма
   • сведения об уведомлении
4. Сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога:
   • сумма дохода, с которого работодатель не удержал налог
   • сумма налога

Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?

Каждое предприятие выдает сотрудникам (или предоставляет в контролирующий орган) справки по форме 2-НДФЛ. Справка может быть 1, а может быть не менее 1 000 или 10 000. На кого должна быть возложена обязанность или право их подписывать? На руководителя всего предприятия или подразделения или на главного бухгалтера?

У руководителей высшего звена нет физической возможности подписывать оперативно все исходящие и входящие документы. А если кабинет руководителя или главбуха располагается не в соседнем помещении, а в соседнем городе? Ктоподписывает справки 2-НДФЛ в таком случае? Так что же делать – не выдавать справки или выдавать их с задержкой? И то, и другое недопустимо. Сроки предоставления документов в ИФНС определены законодательно, и за их нарушение предусмотрена ответственность.

О мерах ответственности за непредоставление справок 2-НДФЛ в ИФНС см. материал«Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

Обратимся к Уголовному кодексу. Статья 159.1 УК РФ устанавливает уголовную ответственность за хищение денежных средств заемщиком путем представления банку или иному кредитору заведомо ложных и (или) недостоверных сведений. Данная статья применяется в случае, если заемщиком фактически не будут возвращены средства, а кредит выдан на основании заведомо ложных данных. Если же работник намерен вносить кредитные платежи, как положено законопослушному гражданину, то к уголовной ответственности за мошенничество в сфере кредитования его не привлекут. Но тут есть иная статья (ст. 327 УК РФ), устанавливающая ответственность за использование заведомо подложного документа.

Приговором мирового судьи судебного участка № 2 Кировского района города Ростова-на-Дону от 9 февраля 2010 года заемщик, представивший в банк для получения кредита подложную справку 2-НДФЛ, был осужден по статье 327 части 3 УК РФ. В данном деле работник самостоятельно оформил справку 2-НДФЛ, подделав подпись главного бухгалтера, и поставил печать организации, поскольку имел к ней доступ. В результате сотрудник понес уголовное наказание и, как следствие, получил судимость. Для компании же такой вариант развития событий в рамках уголовного законодательства ничем не грозит.

Ответственность за нарушения

Налоговый Кодекс предусматривает ответственность за несвоевременно сданную отчётность 2-НДФЛ.

Штраф составляет 200 руб. за каждый документ. То есть если на предприятии работает штат из 20 сотрудников, то руководителю придётся уплатить сумму в 4 тысячи рублей.

Кроме просрочки, карается и недостоверность предоставленных данных. За каждую некорректно заполненную форму налоговый агент рискует заплатить 500 руб. за каждого сотрудника в отдельности.

Стоит отметить! Ошибки, к которым применяются штрафы, связаны не только с суммами расчёта по доходам, но и фактическими сведениями о работнике (прописка, паспортные данные и т.д.).

Отказ от выдачи справки грозит штрафом от 1 до 3 тысяч рублей и применяется к должностному лицу, ответственному за выдачу 2-НДФЛ.

Нововведениями в текущем году стали обновления кодов в справке, а также оформление дополнительного документа в виде реестра справок, по которому составляется отчётность. Но и, конечно же, обновлён бланк по форме 2-НДФЛ.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.

Кому и зачем потребуется справка о доходах?

1. Налоговые агенты, т.е. работодатели, использующие труд наемных работников и осуществляющие им выплаты, обязаны представлять форму 2-НДФЛ по каждому из наемных граждан. На основании выплаченных сумм исчисляется и уплачивается в бюджет соответствующий налог.
2. Гражданин вправе запросить справку у работодателя в подтверждение своих доходов. Это необходимо в следующих случаях:

• при подаче заявки на крупный кредит, ипотечный заем, автокредит в случае, когда кредитное учреждение требует этот документ;
• для составления налоговой декларации при пользовании социальным вычетом на приобретенное жилье, обучение свое или ребенка, свое лечение;
• при увольнении, чтобы представить 2-НДФЛ по новому месту работы;
• иные ситуации.

Если работнику такая справка необходима, ему потребуется обратиться к работодателю с заявлением. В случае, когда работник уже уволен, он обращается в бухгалтерию по прежнему месту работы с заявлением, предъявив паспорт и трудовую книжку.

Когда справка 2-НДФЛ не сдается?

Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:

1. Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
2. Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
3. При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
4. С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.

Форма 2-НДФЛ: как выглядит

Представляет собой машинописный бланк, который используют работодатели, отчитывающиеся на бумажном носителе. Допускается оформлять документ несколькими способами:

1. В специализированной бухгалтерской программе 1С.
2. С помощью специальных онлайн-сервисов.

В декларации содержатся следующая информация:

• наименование фирмы или предпринимателя, где трудоустроено физлицо;
• шифры и информация с ЕГРЮЛ либо ЕГРИП;
• сведения с паспорта гражданина, фамилия, имя, отчество, ИНН, данные по рождению, страна проживания;
• величина выплаты, облагающаяся подоходным налогом;
• полная сумма НДФЛ, которые начислен и перечислен за конкретный срок.

Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.

Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;

• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:

• каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;

• не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;

• не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.

Срок оформления справки 2-НДФЛ работнику

Практически ни один банк не рассматривает заявки на кредиты, включая ипотеку, при отсутствии у заявителя НДФЛ справки, частично показывающей его платежеспособность.

Помимо этого, она выдается физлицу:

1. При увольнении с основного места работы для передачи новому работодателю о полученных льготах.
2. Для пользования вычетами, установленными российским законодательством.
3. При подаче документов в консульство на оформление разрешения для выезда в разные страны.
4. Для установления социальной выплаты в связи с потерей работы и получением статуса безработного.
5. При перерасчете или определении размера пенсий по достижении пенсионного возраста, алиментов, больничных листов.
6. Для приема в семью ребенка из детдома или подачи бумаг на опекуна.
7. По запросам судей, рассматривающих трудовые споры или другие виды разбирательств.

Работодатель должен предоставить физическому лицу документ о выплатах и удержаниях, когда тот обращается с просьбой в письменной форме. НДФЛ имеют право просить:

• сотрудники, трудоустроенные в текущий момент;
• работавшие ранее у работодателя;
• физлица, получавшие деньги по различным договорам.

Бланк отчетности утвержден ранее указанным приказом ФНС РФ. При запрашивании данных за другие периоды, то справка оформляется в том формате, который действовал на тот момент.

В третьем разделе приводятся помесячные сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, указанному во втором пункте справки 2-НДФЛ.

В поле % над таблицей ставится процент налоговой ставки, по которой облагаются указанные ниже доходы — 13% для российских граждан (с 2022 года эта ставка разделяется на две: 13% по доходам в пределах 5 млн. руб. и 15% — свыше 5 млн. руб.).

В таблице приводятся данные в разрезе каждого месяца:

• порядковый номер месяца от 1 до 12;
• код дохода (берется здесь), если в месяце было несколько видов начислений, то для каждого заполняется отдельная строка;

Некоторые распространенные коды доходов:

• сумма дохода, соответствующая указанному коду;
• код вычета (берется здесь);
• сумма вычета — не включаются вычеты, указанные в разделе 4 справки 2-НДФЛ.

В каких ситуациях нужна печать

Данная справка может применяться для разных целей. Кто-то из ваших сотрудников может, к примеру, отправиться в банк за оформлением кредита. В этом случае проставлять печать не требуется. Но для того чтобы у работников кредитной организации не возникло сомнений по поводу выдачи денег, лучше оставить оттиск на документе.

Если печать организации не будет проставлена, то банк в своих интересах может совершать звонки работодателю для уточнения сведений и подтверждения их достоверности. Чтобы избежать подобных неудобств и не заниматься лишней работой, вам стоит сразу оформить справку 2-НДФЛ с печатью. Это простое действие поможет избежать лишних вопросов и навязчивых звонков.

Отсутствие печати не является нарушением, но для собственного спокойствия можно и проставить её. Оттиск значительно облегчит вам жизнь, так как он повышает уверенность сторонних лиц в достоверности документа.

Похожие записи:

• Можно ли развестись без согласия одного из супругов
• Можно ли подписать трудовой договор по доверенности?
• В какой срок можно подать апелляционную жалобу по ГПК РФ