Ведение кассовых операций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассовых операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?

Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.

Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:

• банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;

• монета имеет мелкие механические повреждения.

Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление

Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.

Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:

Операция	Какой документ составляют	Форма
Приход денег в кассу	Приходной кассовый ордер (ПКО)	№КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88
Расход	Расходный кассовый ордер (РКО)	№КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата

Автоматические расчеты

Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:

1. Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
2. Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
3. При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.

Особенности кассовых операция

Какие особенности кассовых операций, осуществляемых в банке необходимо знать клиентам банков — физическим лицам? Из Положения Центрального Банка России за N 318-П от 24.04.2008 года «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» для физических лиц в основном необходимо знать следующие пункты:

• В соответствии с пунктом 1.1. Положения, кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег осуществляются с находящимися на обслуживании в кредитной организации клиентами — физическими лицами. Другими словами, ни один из банков не имеет права отказать вам в обслуживании и в обмене допустим порванных/ветхих купюр или в обмене/размене мелочи. Правда, кассовые работники банков очень неохотно осуществляют обмен монет мелкого достоинства на более крупные купюры. А чтобы у кассовых работников не возникало причин для отказа в обмене мелких монет (5, 10, 50 копеек) на более крупную купюру, лучше всего в банк принести заранее рассортированные по достоинству монеты. Отдельные операции могут быть платными.
• В соответствии с пунктом 2.9. осуществление приходных или расходных кассовых операций, кассовыми работниками кредитной организации на приходных или расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации.

  Вместо штампа кассы на приходных, расходных кассовых документах может проставляться оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформление приходных, расходных кассовых операций.

• В соответствии с пунктом 2.10. Положения, кассовым работникам при осуществлении кассовых операций запрещается:
  1. выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренной в пункте 2.6 настоящего Положения;
  2. убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;
  3. хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;
  4. уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

Важные изменения законодательства

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:

• поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
• ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
• изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций
Отменено/изменено	Суть изменений в правилах ведения операций с наличными
П. 5.2 утратил силу	П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54
П. 5.1 изменен	П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
П. 6.1 изменен	П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе
П. 6.2 изменен	П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись
П. 6.3 изменен	П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу	П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Правила расчета кассового лимита

Лимит остатка денег в кассе определяется предприятиями самостоятельно исходя из объема наличных средств, полученных за реализованные товары, работы, услуги, или из расчета объема денег, выплаченных за расчетный период, по формуле:

Lim = (V / П) × N,

где:

V — размер наличных денег, поступивших за реализованные товары, работы или услуги (размер наличности, выданной из кассы, за исключением сумм, предназначенных на выплаты в пользу работников). В расчет берутся все суммы, в том числе полученные (потраченные) обособленными подразделениями юридического лица, которые не сдают деньги на расчетный счет предприятия.

П — период, за который определяется полученная выручка (сумма наличных денег, которые были выплачены без учета выплат работникам). Он не может превышать 92 дней.

N — промежуток между днями сдачи наличной выручки в банк (получения наличных из банка). Он определяется внутренними документами компании и не может превышать:

• 7 рабочих дней;
• 14 рабочих дней — для удаленных населенных пунктов;
• периода действия обстоятельств непреодолимой силы.

На что можно расходовать наличные из кассы

(!) Раньше наличные, полученные в банке, можно было тратить только на цели, указанные в чеке (Пункт 4 Порядка). Теперь никаких ограничений для расходования таких денег нет. Помните только о лимите расчетов наличными по договорам между организациями (предпринимателями) — 100 000 руб. по одной сделке (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
А вот наличную выручку по-прежнему нельзя тратить на все подряд. Хотя в Положении о возможных целях ее расходования ничего не сказано, их закрытый перечень закреплен в другом документе ЦБ РФ (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Наличная выручка может идти только:
— на выдачу зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам;
— закупку товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
— командировочные расходы;
— возврат покупателям денег за оплаченные ранее наличными и возвращаемые ими вам товары, не выполненные вами работы, не оказанные вами услуги.
То есть вы не можете, к примеру, из наличной выручки вернуть или выдать заем.

Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Обратите внимание, что в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого, ни чего не говорится о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими (использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты — прежде всего, банковские карты).

Назначение контрольно-кассовой техники — в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего — налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения — и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ — инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций — процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы — прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления — проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов — остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам руководитель (п. 1.6 Положения). Контролирующая функция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу — главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, назначенному приказом или распоряжением. При отсутствии бухгалтера это может делать и сам руководитель, особенно если он ведет кассу сам (п. 2.1 и 2.2 Положения).

Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. Ранее Порядок требовал после назначения кассира под роспись ознакомить его с Порядком.

Если кассиров несколько, назначается старший (п. 1.6 Положения).

У назначенного кассира должны быть штампы с текстом, подтверждающим проведение кассовой операции, например, для проставления на корешке приходного ордера. Должны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.

По-прежнему приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193. Отметим, что журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (п. 21 Порядка) в Положении не упоминаются.

В пункте 1.10 Положения указано, что кассовые операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Кассовые документы могут оформляться вручную или распечатываться на компьютере. Если кассовая книга ведется в электронном виде, то следует обеспечить сохранность ее данных на электронном носителе, и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных (п. 2.5 Положения).

В течение дня факт передачи денег между кассиром и старшим кассиром фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, бывшая форма КО-5, теперь называемая 0310005 (п. 2.4 Положения). При компьютерном ведении лист книги может распечатываться и подписываться кассирами, либо подписываться ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

Особенности оформления кассовых операций обособленными подразделениями

Обособленным подразделениям (филиалам, представительствам) юридического лица могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке РФ.

Если такой счет открыт, то лимит остатка наличных денег устанавливается для подразделения отдельно в том же порядке, что для юридического лица (п. 1.2 Положения).

Если у подразделения нет счета, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях (п. 1.3 Положения).

Данные правила в целом согласовываются с правилами, установленными в абзаце 4 пункта 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 № 14-П. Правда, в нем сказано, что отдельный лимит устанавливается банками, обслуживающими подразделения, которые имеют самостоятельный баланс и отдельный счет. В новом Положении о самостоятельном балансе упоминаний нет. А Положение 14-П отменено Указанием ЦБ РФ от 13.12.2011 № 2750-У.

Похожие записи:

• Программа «Молодая семья» в Татарстане 2023
• НДФЛ с отпускных в 2023 году
• Какие налоги платит ИП на УСН в 2023 году с работниками