Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.
Что изменилось в вопросах увольнения
В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.
Какие документы выдаются сотруднику при увольнении
При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.
Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.
Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.
Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:
- Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
- Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
- Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
- Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
- Расчетный листок.
- Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.
Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении
Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.
При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.
Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями
|
Какие документы были выданы в 2022 году |
Какие документы будут выдавать в 2023 году |
Документ, утвердивший форму 2023 года |
Что изменилось |
|
Обязательно |
|||
|
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию |
Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки |
По существующей форме (фактически). |
Без изменений |
|
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н |
Без изменений |
|
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ |
С 2023 года используется новая форма. |
|
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год) |
Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1. |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился. |
|
Выписка из СЗВ-М (последний месяц) |
Выписка из персонифицированной информации о физических лицах |
Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2. |
Форма снова утверждена. |
|
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Разные. |
Без изменений |
|
Платежная квитанция |
Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца) |
По форме утвержденной и заявленной в компании. |
Без изменений |
|
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н |
Отменено с 2023 г |
||
|
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника. |
Выдается по запросу |
||
|
По желанию работника |
|||
|
Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ) |
Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@ |
Выдается надежно. |
|
|
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721 |
Без изменений |
|
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
По формам, используемым в организации |
Без изменений |
|
Плюс |
|||
|
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии. |
Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя» |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России |
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Что должно подписывать увольняемое лицо?
Рассмотрим, какие кадровые документы нужно подписывать человеку, который увольняется. При увольнении сотрудник обязан подписать ряд документов:
- Заявление об увольнении (при увольнении по собственной инициативе). Оно пишется в произвольной форме, с указанием следующих данных:
- Обязательно должны указываться наименование организации и ФИО ее руководителя или лица, уполномоченного принимать решения по расторжению трудовых отношений.
- Четкая формулировка прекращения трудовых отношений, не оставляющая места для двоякого толкования. Это важно для организации, чтобы потом не было проблем, и увольнение не было признано неправомочным.
- Указана точная дата последнего дня работы (без предлога «с»).
- Дата написания.
- Подпись работника, написавшего заявление. Без нее документ не имеет юридической силы.
Работник может добавить другие сведения, например, попросить сперва предоставить положенный ему отпуск или подробно указать причины оставления работы. Если есть намеки на вынужденный характер принятого решения, то при обжаловании увольнения в суде работодатель проиграет процесс. Поэтому важно, чтобы формулировка была корректной и четкой.
- Приказ об увольнении, который передается сотруднику для ознакомления под подпись. В случае невозможности оповещения работника в приказе делается пометка. Документ составляется строго по заявлению, особое внимание уделяется указанию даты увольнения. Если сотрудник написал «с 10 мая», значит уволить его нужно 9 мая, если указано просто число, то именно его ставим в приказе.
- Личную карточку — в день увольнения. В ней делается запись в специальном разделе, которая содержит:
- основания расторжения трудового договора, с соответствующими ссылками на ТК РФ;
- дату увольнения;
- реквизиты приказа об увольнении.
Запись заверяет специалист, внесший информацию, указывая свою должность и ставя подпись с расшифровкой. Работник свой посписью подтверждает все сведения, указанные в документе.
- Трудовую книжку. Работник расписывается в документе, подтверждая указанные в нем сведения, затем пишет расписку о его получении. Все формулировки должны быть внесены в трудовую книжку согласно законодательству, с указанием статьи ТК РФ.
- Дополнительно увольняемый расписывается в получении других справок, если это принято делопроизводством организации. Эти меры нужны для защиты нанимателя, так как он несет административную и материальную ответственность за невыдачу обязательных документов при расторжении трудовых отношений. Расписка сотрудника о получении подтвердит, что документы выдавались.