Для чего нужна структурная схема предприятия
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна структурная схема предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей сути, это такая модель, на основании которой можно выяснить, каким образом принимаются руководящие решения, кто действительно является ее настоящим лидером. Другими словами, это своего рода стройная структурная концепция, объединяющая группу людей, выполняющих определенные функции под началом руководителя. Она напоминает руководство пользователя, поясняющее, каким образом все выстроено, и как эта отлаженная система работает, без постороннего вмешательства. Позволяет разобраться с особенностями функционирования, а также понять, в каком направлении идет развитие. Четко выстроенная модель представляет собой инструмент, который позволяет исключить разногласия и сформировать порядок принятия простых и сложных решений.
Функции организационной структуры
Если в компании работает больше трех человек, без модели управления не обойтись. Главная задача организационной структуры – выстроить понятную схему работы. Так гораздо проще координировать действия участников.
Организационная структура выполняет следующие функции:
- формирует понимание направления, в котором движется компания. Это важно как для руководителя, так и для его сотрудников. Без понимания вектора развития трудно пережить кризис и обойти конкурентов;
- создает порядок в принятии решений. Сразу понятно, кто берет на себя ответственность, ставит задачи. Если структура отлажена, важные решения принимаются и исполняются гораздо быстрее. Руководитель понимает, кого наказывать за ошибки или хвалить за достижения;
- помогает в преодолении разногласий. Порядок в организационной структуре позволяет более эффективно решать конфликты. Можно быстро определить, кто отвечает за сбой в работе и как устранить проблему;
- показывает перспективы карьерного роста новым сотрудникам, упрощает создание плана обучения. Амбициозные специалисты быстро понимают, дает ли работа в компании какие-то возможности для развития. Руководитель, в свою очередь, уже заранее нацелен на выделение перспективных сотрудников. Это поможет не потерять людей, которые могут принести значительную пользу компании;
- объединяет участников в одну команду, где каждый понимает свою функцию. Обязанности сотрудников не дублируются. Это позволяет использовать человеческий капитал более рационально;
- показывает, есть ли в компании все необходимые должности. На схеме хорошо видно, какие задачи так и не закрыты. В этом случае создаются новые рабочие места.
Ошибки при формировании организационной структуры
Создание организационной структуры компании не всегда проходит гладко. Часто руководители совершают следующие ошибки:
- создание избыточного количества уровней управления. Это отрицательно отражается на скорости принятия и исполнения решений. Такие элементы структуры не помогают достижению целей компании, а просто перегружают схему;
- ошибки в распределении обязанностей. Сотрудникам приходится выполнять задачи вне рамок их компетенции. Какие-то отделы перегружают работой. Если четко не определить обязанности каждого, это может привести к конфликтам. Важно также убедиться и в том, что вознаграждение человека соответствует его вкладу и уровню ответственности;
- наличие дублирующих функций. Должности со схожими задачами можно объединить в одну позицию. Тогда человеческий ресурс будет использоваться более рационально;
- отсутствие изменений. Создав рабочую структуру один раз, руководитель может забыть о ней. Однако, если модель управления не анализировать время от времени, это приводит к проблемам. Например, когда компания разрастается, линейная структура может ограничивать ее развитие. Все изменения в жизни фирмы должны отражаться на модели управления;
- игнорирование мнения людей, которые будут заниматься внедрением структуры. При таком подходе руководитель может столкнуться с сильным сопротивлением. Компании потребуется больше времени для адаптации к новой структуре. К тому же часто сотрудники имеют хорошее представление, как всё работает на самом деле. Они могут высказать дельные замечания.
При этом подходе коллектив делится на группы по функциональному признаку, что позволяет делегировать полномочия и ответственность руководителям отделов, не теряя контроль и сохраняя вертикаль власти.
Преимущества:
- Четкая иерархия – исполнители знают, с кем взаимодействовать и куда обращаться при штатных и внештатных происшествиях;
- Качество выполненных задач;
- Равномерный вклад каждого отдела в достижение стратегических целей;
- Профессионализм работников.
Недостатки:
- Отсутствие коммуникации между подразделениями;
- Низкая вероятность узко ориентированного сотрудника получить повышение и шагнуть по карьерной лестнице;
- Дублирование. Сотрудники разных направлений могут заниматься одними и теми же вопросами внутри своей группы.
Что из себя представляет оргструктура организации?
Схема или модель, поясняющая взаимосвязи сотрудников или подразделений для достижения общих целей бизнеса, называется организационной структурой предприятия.
Она выстраивает иерархию внутри компании и схематично определяет направления действий при принятии и исполнении решений.
На основании организационной структуры устанавливаются права и обязанности руководителей и сотрудников, разрабатываются должностные инструкции и описания бизнес-процессов.
Таким образом, цель создания оргструктуры — настроить работу компании. Опираясь на эту схему, руководство сможет:
- определять зоны ответственности по каждому подразделению;
- распределять обязанности между исполнителями;
- устанавливать каналы коммуникаций и передачи документов;
- определять загруженность работников и формировать вакансии.
Типы организационных структур управления предприятия
Нет двух одинаковых фирм, каждый бизнес уникален — у них разные подходы к управлению, масштабы и виды деятельности, менталитеты исполнителей, клиентов, и.т.д. Единственное, что есть у всех компаний, это формальный и неформальный типы оргструктуры:
- формальный — установленная внутренними нормативными актами система управления, в которой расписаны права и обязанности работников, схемы взаимодействия между подразделениями, правила внутреннего распорядка;
- неформальный — устоявшаяся система взаимодействий, построенная на личных взаимоотношениях между сотрудниками. А они, в свою очередь, зависят от социального и психологического климата в компании.
При этом подходы к формированию этих двух типов оргструктур могут быть разными:
| Подход | Описание |
|---|---|
| Механистический | Жёсткая система разграничений обязанностей с прямым подчинением руководителям блоков. Система управления каждого блока замкнута. Схема взаимодействия работает как часовой механизм — стабильно и без изменений. |
| Органический | Гибкая система взаимоотношений. Нет центрального объекта управления, окончательные решения принимаются коллегиально. Подходит в условиях постоянно меняющихся реалий ведения бизнеса. |
| Традиционный | Самый распространённый подход для небольших компаний — управление идёт сверху вниз, чётких разграничений между блоками управления нет. |
Дополнительные рекомендации по организационных диаграмм
Даже с программным обеспечением органограммы могут быстро превратиться в запутанную смесь фигур и слов. Но после некоторой работы над дизайном, они могут привлечь внимание людей. Итак, для улучшения диаграммы попробуйте следующее:
- Выберите правильный размер. Если ваши диаграмма слишком крупная, она будет подавлять. Если вам нужно создать три диаграммы вместо одной, создайте их. Таким образом, ваша аудитория может просмотреть общий обзор организационной структуры, а затем погрузиться в отделы или подразделения, когда они будут готовы к этой информации. При этом убедитесь, что все они ведут к высшему уровню вашей организации.
- Используйте одни и те же формы и цвета. Используя одну и ту же фигуру для всех руководителей, другую фигуру для всех сотрудников среднего звена и еще одну для младших сотрудников, вы поможете лучше понять вашу диаграмму. Также используйте один и тот же цвет для каждого подразделения вашей компании.
- Добавить необходимую информацию. Обязательно добавьте информацию о персонале, например, контактную информацию, местоположение, клиентов или области экспертизы. Таким образом, если кто-то ищет помощь, он может узнать, кто что делает и где именно.
- Покажите помощников на боковой панели под менеджером. Этот стиль форматирования может обозначить роль помощника, в то же время четко показывая прямых подчиненных руководителя. Это также поможет узнать, к кому обращаться, если вам нужно связаться с руководителем.
- Обратите внимание на расстояния. Держите ячейки на равном расстоянии друг от друга. Ваша диаграмма будет легче читаться и иметь более профессиональный вид.
Особенности и принципы построения эффективной организационной структуры компании
Для того чтобы организационная структура предприятия соответствовала общим целям бизнеса и способствовала его эффективному развитию, необходимо учитывать следующие моменты:
| Этап | Действия |
| Подготовка стратегии | Тут следует наметить пути развития бизнеса. Продумывается всё: ассортиментный перечень, способы продвижения, реклама, возможные партнеры, инвестиции и проч. Всё надо планировать не менее чем на 4–5 лет |
| Обязательная сегментация | Если предполагается работа по нескольким направлениям (существенно отличным по ЦА, ценам, технологиям, способам продвижения и т.п.), то требуется сегментация по каждому из них. Нужно определить руководителя, который будет работать под прямым управлением центрального органа |
| Формирование отделов и центров ответственности | Задача: правильно распределить нагрузку между субъектами бизнеса и определить, какие именно они должны быть на конкретном предприятии: исполнительные, проектные группы, функциональные центры и т. п. |
| Виды деятельности, задачи | Узко выделяете виды деятельности каждого из субъектов |
| Бизнес-процессы | Расписываете пути осуществления процессов (до 2–3 уровня) с указанием исполнителей и руководителей. Выделяете материальные средства |
| Связи между отделами, группами, и т.п. | Устанавливаете пути взаимодействия, для каждого процесса назначаете ответственных. Управление должно быть централизованным. Продумываете порядок связи с руководством |
| Корпоративная политика компании | Устанавливаете внутренний распорядок работы, правила корпоративной этики. Документально оформляете все инструкции и схемы, содержащие подробное описание обязанностей каждого сотрудника |
Адаптивные формы управления организацией
Адаптированным управлением называют подход, при котором задействуются максимально гибкие методики и инструменты, применяемые в случаях, когда речь идет об инновационной или особо сложной системе.
Отличительная черта гибких адаптивных структур управления – непрерывное взаимодействие с клиентом, причем строгих рамок тут нет, а вся компания делится на мелкие функциональные подразделения (их еще называют «возможностями»). Для управленца работа над порученной ему задачей подразумевает внесение изменений с учетом требований и оценочных суждений потребителя.
В основу адаптивной формы управления заложена открытость изменениям и способность быстро приспосабливаться. Тут не принято, как в традиционном менеджменте, четко выделять каждый этап функционирования компании.
Как выбрать оптимальную оргструктуру фирмы
Важно помнить вот о чем: принятие решений будет затягиваться и усложняться с увеличением числа ступеней управления. Между подразделениями и отдельными работниками все права и все объемы ответственности необходимо четко разграничить и конкретизировать. И в целом структура должна быть максимально оптимизирована, как и взаимодействие между её составляющими.
Выбирая тип организационной структуры для компании, принимайте во внимание следующее:
-
масштабность предприятия, продолжительность этапа жизненного цикла. В организационной структуре крупной компании чаще требуется больше уровней иерархии, это повышает результативность операционной деятельности;
-
сферу деятельности фирмы. Иногда отлично работают привычные всем модели строгого подчинения, а где-то не обойтись без определенной свободы действий и творческого подхода. Организационные структуры строительной, например, и страховой компаний будут сильно отличаться;
-
специфику процессов (разработки продукта, его производства, сбыта);
-
сложность используемых технологий, предстоящие изменения в них, планы внедрения инноваций;
-
наличие региональных подразделений и дочерних фирм.
Зачем нужна разработка организационной структуры
Построение организационной структуры с учетом всех особенностей сферы деятельности и конкретного предприятия помогает обеспечить результативность всех процессов. Эффективная модель управления и работы обеспечивает конкурентоспособность производимой продукции или оказываемых услуг, прибыльность бизнеса.
Что дает правильно выстроенная оргструктура:
- четкое понимание порядка принятия решений и взаимодействия между подразделениями и отдельными работниками;
- увязка всех рабочих процессов и их участников;
- группировку структурных единиц по определенным характеристикам;
- отсутствие дублирования каких-либо функциональных обязанностей;
- распределение полномочий и обязанностей между работниками, имеющими определенные профессиональные знания, навыки и опыт;
- формирование перечня необходимых сотрудников, уровня их квалификации, должностных обязанностей.
Как выбрать оптимальную оргструктуру фирмы
При определении модели организационной структуры нужно учитывать следующее: чем больше ступеней управления, тем сложнее и дольше принимаются решения. Нужно четко разграничить права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. А также оптимизировать структуру и взаимодействие между всеми ее элементами.
Что нужно учесть при выборе типа оргструктуры компании:
- размер предприятия, этап жизненного цикла. Чем больше размер фирмы, тем больше иерархических уровней может потребоваться для эффективной операционной деятельности;
- сферу деятельности. Многие отрасли успешно управляются строго подчиненными моделями. А есть направления деятельности, где нужен творческий подход и некоторая свобода действий;
- специфику разработки товаров, производства, сбыта;
- сложность применяемых технологий, планируемое обновление технологий, внедрения инноваций в будущем;
- наличие дочерних предприятий, подразделений, работающих в других регионах.
При создании новой компании или реструктуризации действующего предприятия нужно правильно подобрать организационную структуру. Необходимо учесть виды деятельности, масштаб и охват рынков, специфику работы. От этого зависит продуктивность труда, прибыльность бизнеса и возможность занять высокие конкурентные позиции в отрасли.
Линейная структура управления
Схема в форме пирамиды известна как линейная, или иерархическая, организационная структура. Это наиболее распространённый тип, цепочка подчинения здесь идёт сверху вниз. Например, генеральный директор — руководители — сотрудники начального и низшего звена.
Плюсы такого порядка:
- Лучше определяет уровни полномочий и ответственности.
- Показывает, перед кем каждый человек отчитывается или с кем можно поговорить о конкретных проектах.
- Мотивирует сотрудников чёткими карьерными путями и шансами на продвижение по службе.
- Создаёт для каждого сотрудника определённую зону ответственности.
- Способствует дружеским отношениям между сотрудниками одного отдела.
Минусы:
- Решения спускаются сверху вниз, в длинной цепочке возможна неправильная интерпретация информации.
- Руководитель любого уровня может использовать власть для своей выгоды.
- Замедляет внедрение инноваций или важных изменений в компании из-за увеличения бюрократии.
- Заставляет сотрудников действовать в интересах отдела, а не компании в целом.
- Сотрудники более низкого уровня чувствуют, что они несут меньше ответственности и не могут выражать свои идеи для компании.
Иерархическую оргструктуру целесообразно использовать небольшим компаниям или лицам с частной практикой, например адвокатам, нотариусам или стоматологам. Предприниматель как руководитель делегирует часть обязанностей помощнику — секретарю, администратору. Тот, в свою очередь, координирует деятельность разнорабочих — водителя, курьера, уборщицы. Простое распределение ролей в коллективе формирует дисциплину, способствует принятию быстрых и эффективных решений.
Но по мере роста компании структуру необходимо менять или совмещать с другими типами, чтобы избежать тех самых длинных бюрократических цепочек доставки информации сверху вниз.
Линейно-функциональная структура управления
Это самая распространённая структура иерархического типа, широко используется во всём мире. Основой служат функциональные подразделения, которые могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но не по всем, а по ограниченному кругу вопросов, определяемых их функциональной специализацией.
В основу структуры положена специализация управленческой деятельности по функциональным подсистемам организации: маркетинг, исследования и разработки, производство, финансы и экономика, персонал.
Оформленные по линейно-функциональному принципу организации сохраняют жёсткость и простоту линейных структур. Освобождение линейных подразделений от решения общих управленческих задач позволяет резко увеличить масштабы их деятельности.
Выполнение управленческих функций на базе разграничения и специализации менеджмента обеспечивает рост качества управления всей организацией.
Плюсы:
- Стимулирует деловую и профессиональную специализацию сотрудников.
- Высокая производственная реакция компании, так как она построена на узкой специализации производства и квалификации специалистов.
- Меньше дублируются усилия в функциональных областях.
- Лучше координация и контроль деятельности.
Минусы:
- Размывается разработанная стратегия развития организации. Подразделения могут ставить свои собственные цели выше целей всей организации.
- Нет тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями.
- Резко увеличивается объём работы руководителя организации и его заместителей, потому что нужно согласовывать действия разных функциональных служб.
- Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали.
- Теряется гибкость во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур.
- Слабая инновационная и предпринимательская реакция организации с такой организационной структурой управления.
Оргструктура нужна, чтобы расти
Организационная структура — это крепкий скелет, фундамент, который позволяет наращивать мяско.
Например, бывает такое: производство выполняет функцию контроля качества. Сами произвели, сами себя проверили, поставили себе «отлично» и выписали премию. Звучит абсурдно, встречается регулярно. И, конечно, вредит качеству продукции.
Другой пример — за область производства и коммерции отвечает один человек. Будет ли он производить 100 пирожков, если умеет продавать только 50? Будет ли он продавать 150 пирожков под заказ, если умеет производить только 100? Ответ очевиден — нет. Никто не будет сам себе создавать проблемы.
Когда же функции контроля и производства или производства и продаж в компании разделяются, возникает мягкая конфронтация: продажи ставят планы, а производству нужно за ними поспевать. Или наоборот: производство выпускает больше и продажам приходится учиться продавать больше. Эта конфронтация подталкивает компанию к росту.