Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Длительные командировки.
Срок служебной поездки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Максимальные сроки командировки действующим законодательством не установлены, поэтому формально длительность командировки может быть любой. Но! Направляя работников в длительную командировку, компания может столкнуться с рядом проблем. К примеру, с необходимостью постановки на учет своего обособленного подразделения, если в месте командировки оборудованы стационарные рабочие места. Это следует из Письма Минфина России от 10.04.2009 № 03-02-07/1-176, а также из Постановления ФАС СКО от 29.11.2006 № Ф08-6161/2006-2552А по делу № А32-38550/2005-23/1025, в котором отмечено, что для постановки на учет организации по месту нахождения ее обособленного подразделения форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения.
В свою очередь, создание компанией на УСНО обособленного подразделения влечет для нее риск утраты права на применение данного спецрежима. Ведь налоговики могут признать такое подразделение филиалом и, соответственно, доначислить компании налоги по общей системе налогообложения.
Добавим: от того, является длительная служебная поездка командировкой или нет, зависит порядок обложения НДФЛ выплачиваемых работнику сумм. Если признать, что в такой командировке он выполняет все свои трудовые обязанности, то выплаты в виде суточных (в полном объеме) будут уже вознаграждением за труд, которое облагается налогом с применением ставки 13 %. Напомним: в силу п. 3 ст. 217 НК РФ от налогообложения освобождены суточные в пределах 700 руб. Аналогичными будут и последствия в части страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
[1] Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[3] Данный документ до сих пор действует.
[4] «О проведении эксперимента по развитию курортной инфраструктуры в Республике Крым, Алтайском крае, Краснодарском крае и Ставропольском крае».
[5] То, что недостоверность первичных документов является основанием для отказа налогоплательщика своему контрагенту в принятии к учету таких документов, но не влечет признания отсутствия затрат как таковых, отмечено в Постановлении ФАС ЦО от 22.01.2009 по делу № А54-2716/2007-С22.
Электронный проездной документ
Пунктом 2 Приказа Минтранса России N 102 установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).
Приказ Минтранса России от 23.07.2007 N 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте».
Аналогичные требования к оформлению электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации предъявлены в п. 2 Приказа Минтранса России N 134 .
Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
Таким образом, при приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленный на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Вместе с тем, по мнению Минфина, расходы при приобретении работником электронного авиа- (железнодорожного) билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих подтвердить проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки) (Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, Письмо от 04.02.2009 N 03-03-07/3).
В то же время нынешняя позиция Минфина такова, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (см., например, Письмо от 26.11.2009 N 03-02-08/85).
Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).
Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.
Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.
Оплата проезда к месту командировки: особенности учета расходов
Расходы на проезд к месту командировки можно включить в состав расходов в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Начислять НДФЛ и страховые взносы на такие затраты не нужно. Для принятия к учету расходов на проезд сотрудник должен предоставить подтверждающие документы:
- при проезде на рейсовом транспорте — проездной билет с реквизитами, подписью и печатью перевозчика;
- при проезде на такси — заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанция на оплату услуг такси;
- при авиаперелете — билет и посадочный талон. Если билет электронный, то дополнительно потребуется представить маршрут-квитанцию;
- при проезде на ж/д транспорте — железнодорожный билет, контрольный купон электронный билет, посадочный талон;
- при перемещении на личном или служебном транспорте — путевой лист, чек, квитанции на покупку ГСМ и иные учетные документы, подтверждающие нахождение работника в пути;
- при проезде на арендованном транспорте (каршеринг) — договор аренды автомобиля и документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования автомобиля в служебных целях.
Если проездные документы сотрудник потерял, подтвердить расходы можно:
- дубликатом документа;
- копией билета, оставшейся у транспортной компании;
- справкой из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать лицо, совершившее поездку, его маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения
ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.
ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Что такое командировка?
Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (там же).
Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с формальной точки зрения неоткуда.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Совмина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, Ленинград и столицы союзных республик.
Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.
При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.
В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных
Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:
- Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);
- Беременных женщин (ст. 259 ТК);
- Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).
Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.
Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:
- Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);
- Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;
- Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).
Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.
Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:
- Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;
- Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.
В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять. Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.
Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.
Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:
- Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.
- Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.
- Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.
- Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства под отчет |
| 50 | 71 | Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
| 71 | 50 | Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Суточные и командировочные: в чем разница
И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).
По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:
- Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
- Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.