Электронный больничный 2023: как проверить, дополнить и оплатить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный 2023: как проверить, дополнить и оплатить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.

Преимущества электронного больничного

До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.

Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.

Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.

Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.

С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.

Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.

Ответственность работодателя

В случае с электронными больничными работодателю важно действовать быстро. Если не предоставить документы, которые требуются для начисления выплаты, грозит ответственность — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Ответственность также применяется за указание неверной информации — тогда штраф составит 20% от переплаты пособия, но не более 5 000 рублей. Если работодатель не выплатил пособие за первые три дня в отведенные законом сроки, то штраф будет составлять от 30 000 до 50 000 рублей.

Если уже после сохранения ЭЛН вы заметили, что неправильно ввели информацию о сотруднике, то просто заполните и повторно отправьте документ. В этом случае фонд не начислит штраф, и ответственности удастся избежать.

С электронным больничным ситуация меняется?

Естественно. Давайте рассмотрим функции участников процесса подробнее.

Застрахованное лицо дает медицинскому учреждению добровольное письменное согласие на формирование ЭЛН. Наша единая интегрированная информационная система «Соцстрах» генерирует его номер. Медицинская организация, соответственно, запрашивает у ФСС номер ЭЛН (при этом в ФСС сразу понимают, какая именно организация его запрашивает, что резко сокращает возможности для фальсификации), заполняет ЭЛН и направляет его в ФСС.

ФСС, в свою очередь, обеспечивает прием, обработку и хранение сведений о страховых случаях. Рассчитывает и выплачивает пособия застрахованному (в пилотном проекте «Прямые выплаты», который на сегодняшний день охватывает 33 региона из 85).

Работодатель-страхователь запрашивает у ФСС сведения о периоде нетрудоспособности по номеру ЭЛН , а затем формирует и передает сведения о заработке застрахованного для расчета пособия в ФСС. При этом данные ЭЛН в учетную систему работодателя загружаются автоматически. Затем он рассчитывает и выплачивает пособия (в пилотном проекте «Прямые выплаты» – только первые 3 дня нетрудоспособности). В том же проекте «Прямые выплаты» — формирует и направляет в ФСС реестр для назначения пособия.

А застрахованному лицу остается немногое: сообщить номер оформленного ЭЛН страхователю, оформить заявление на выплату и получить пособие от страхователя и/или ФСС (в зависимости от схемы выплат).

Кто может выдать и получить электронный больничный лист

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь, нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• россияне;
• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР.

В некоторых случаях оформление электронного листа нетрудоспособности невозможно или бесполезно (пособие по нему всё равно не выдадут):

• Пациент не застрахован лицом в системе социального страхования (перечень лиц, подлежащих соцстрахованию, указан в ст. 2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
• В местности, где находится медучреждение и куда пациент обратился за помощью, существуют проблемы с интернетом.
• Иные причины технического и организационного характера.

Как рассчитать и оплатить больничный лист сотрудникам по ГПД

Работники на ГПД с 2023 года считаются застрахованными лицами по обязательному соцстрахованию и получают право на пособие по больничному.

Работники на ГПД вправе получить пособие, если за предыдущий календарный год работодатель заплатил за них взносы в систему соцстраха в размере не менее стоимости страхового года: 4 833,72 руб. В расчёте участвуют в том числе взносы с выплат в рамках трудовых отношений.

Если работник заключил ГПД с несколькими работодателями, он получает пособие у одного из них по своему выбору. Если на момент наступления страхового случая у работника два работодателя: с одним из них заключён ГПД, а с другим — трудовой договор, больничный ему выплачивает тот, с которым заключён трудовой договор.

При этом если у работника заключены ТД с несколькими работодателями, больничный оплатят по всем местам работы.

При расчёте больничного листа учитывается стаж, полученный во время работы по гражданско-правовым договорам

Для нанятых по ГПД со сроком действия в пределах 6 месяцев действует такое же условие, как и для работающих по срочным трудовым договорам продолжительностью до 6 месяцев. При заболевании в общем случае им оплатят не более 75 календарных дней (п. 11 ст. 9 Закона N 237-ФЗ).

Суммы пособий рассчитываются в общем порядке, особенных правил для оплаты больничных работникам на ГПД не предусмотрено.

Какие преимущества имеет ЭЛН?

Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).

У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.

Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?

Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.

Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Когда лучше закрывать больничный

Как правило, когда нужно закрыть листок нетрудоспособности, решает врач, а не пациент. Обычно, при стандартном ОРВИ, это происходит через неделю после открытия. В зависимости от тяжести протекания заболевания, бюллетень может быть продлен.

Стоит знать, что по желанию пациента, больничный может быть закрыт и досрочно – правда, для этого придется подписать отказ от прохождения лечения. Но это правило не распространяется на тех пациентов, которые заражены инфекционным заболеванием, которое может заразить других людей.

Если пациент отказывается соблюдать предписания врача или нарушает режим (например, при прохождении лечения в стационаре), больничный лист ему не закроют, а значит и выплат из ФСС он не получит.

Незакрытый бюллетень не имеет никакой силы для ФСС!

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

• ФИО, место и год рождения;
• занятость;
• группа крови и резус-фактор;
• врожденные и хронические заболевания;
• сведения об аллергических реакциях.

Как больному получить электронный листок нетрудоспособности

Электронный больничный — это полноценный аналог бумажного листка нетрудоспособности. Его оформляет врач в специальной программе, а работодатель дополняет нужными сведениями. Оформленный по всем правилам электронный листок нетрудоспособности служит официальным подтверждением законного отсутствия сотрудника на рабочем месте и его права на получение пособия.

Важно! С 14.12.2020 порядок выдачи и оформления больничный регулируется новым приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Что изменилось в правилах, узнайте из нашей статьи.

Как больному получить электронный больничный лист? Процедура предельно проста. Пациент обращается в медучреждение по поводу заболевания, травмы или в связи с беременностью. Если оказание ему медицинской помощи требует отрыва от трудовой деятельности, оформляется больничный лист. Врач поинтересуется, в каком виде это нужно сделать: на бумажном бланке или в электронной форме:

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять.
Подробнее см. в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

На первый взгляд, что такое электронный больничный лист и как его получить, понятно. Но на практике возникает целый спектр вопросов.

Как быть, если работодатель не принимает электронный листок нетрудоспособности

Вы сообщили в бухгалтерию номер электронного больничного, а его отказываются принимать. Что предпринять?

В первую очередь поинтересуйтесь, по какой причине вам отказывают. Если специалист бухгалтерии делает это из-за недостатка навыков или по иным аналогичным причинам, обратитесь к главбуху или руководителю организации. И вопрос, скорее всего, будет урегулирован.

Если же причина вызвана технической неготовностью работодателя работать с электронным документом, придется вернуться в медучреждение и попросить заменить электронный больничный на бумажный.

Вам предложат написать заявление и изложить в нем свою просьбу. Медики выдадут дубликат электронного больничного на бумажном бланке, а электронный больничный из базы удалят.

С бумажным бланком проблем быть не должно — его работодатель примет в любом случае.

Что такое электронный больничный лист

Медицинские учреждения, имеющие лицензию, такие как поликлиники, предоставляют работающим справки о болезни при потере трудоспособности. Кроме того, больничные листы выдаются, если требуется подтвердить право на отпуск по беременности и родам, на время ухода за болеющими родственниками (допустим, детьми). Эти листы обычно называют коротко «больничный».

При выходе на работу специалист обязан предоставить руководителю (фирмы либо ИП) данный документ. Поскольку только таким образом он может объяснить пропущенное рабочее время (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 № 624н).

Помните! Больничный лист – это первичный учетный документ, который надо хранить как минимум пять лет, согласно п. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.

Правительство РФ в 2017 году инициировало законопроект № 27110-7 по электронным больничным листам, окончательно он был принят в третьем чтении 14.04.17 г. Постановлением № 1372-7 ГД. Изменения претерпели ст. 13 Закона № 255-ФЗ от 29.12.06 г. и ст. 59 Закона № 323-ФЗ от 21.11.11 г.

Предполагалось, что электронный больничный лист начнет использоваться с 1.01.2017 г. Однако в законопроект после первого чтения неоднократно вносились поправки, связанные с двойным заверением нового бланка усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) – лечебного учреждения и лечащего врача. Также вносились изменения, относящиеся к форме согласия больного на предоставление больничного листа в электронном виде. В связи с этим электронные больничные листы окончательно вступили в силу лишь 1 июля 2017 года.

Стоит отметить, что саму идею электронных больничных листов сложно назвать свежей. Такая система была массово запущена еще в 2015 – 2016 гг. в части субъектов РФ, а именно в Москве, Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, затем в Крыму и Новосибирской области. Бумажные бланки больничных листов пока не будут полностью отменены, поскольку планируется плавный переход на современный формат. Но постепенная компьютеризация больничного документооборота должна избавить нас от ненужного бумажного делопроизводства.

Теперь расскажем, как грамотно оформить электронный больничный лист:

1. Больной обращается в медицинское учреждение.
2. Пациент дает согласие на получение больничного листа в электронной форме.
3. Врач формирует при помощи базы ФСС электронный больничный лист (ЭЛН), информация о котором доступна медицинскому учреждению, организации социального страхования, работодателю и заболевшему специалисту.
4. Компания вносит сведения в свою часть бланка посредством личного кабинета.
5. Документ заверяют уполномоченные лица усиленной ЭЦП – в первую очередь это делает врач от лица медицинского учреждения, потом работодатель.
6. Документ передается для контрольной проверки в ФСС.
7. После успешного завершения контрольных мероприятий сотруднику выплачивается компенсация.

Каковы действия работодателя при получении электронного больничного листа работника

Представим, что работодателю больничный лист передали до 1 июля 2017 года, тогда он должен рассчитать и выдать необходимую компенсацию. Если же регион вошел в пилотный проект по выплате пособий напрямую из Фонда социального страхования, то работодатель передает необходимые документы в подразделение фонда. Другими словами, работодателю придется потратить время на больничные листы.

Имея на руках такой лист, работодатель вносит необходимые данные в раздел «Заполняется работодателем». Вся информация вносится печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной либо перьевой ручкой с чернилами черного цвета или посредством печатающих устройств. Подчеркнем, заполнять этот блок шариковой ручкой запрещено. Также нельзя выходить за границы ячеек.

ФСС России сохраняет за собой право не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ) расходы на пособия, выплаченные по больничному листу, в котором были допущены ошибки. И, безусловно, сложности возникнут, если выяснится, что в бухгалтерию либо отдел кадров был подан поддельный больничный лист.

Согласно ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские учреждения по всей стране имеют право (обязаны!) выдавать именно электронные больничные листы. Как это будет происходить?

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Сведения для единовременного пособия при рождении ребенка

Согласно ст. 183 ТК РФ при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами. Условия его выплаты устанавливаются Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” (далее – Закон № 255-ФЗ).
Пособие будет перечислено в течение 10 календарных дней с момента заполнения электронного реестра. Вопрос Что означают статусы пособия в личном кабинете.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

Описание положительных, отрицательных качеств

Достоинства электронных версий описываются следующим образом:

• не нужно тратить время на очереди в регистратуре, чтобы проставить печати;
• отсутствие требований по распечатке;
• сложности с созданием подделок;
• быстрое, простое оформление;
• снижение вероятности порчи, утраты;
• упрощенная транспортировка, хранение;
• легкое исправление ошибок.

Но есть и некоторые недостатки, которые тоже берутся всеми, кто собирается работать с подобным инструментом:

1. Для контроля таких систем не обойтись без штатного компьютерщика.
2. Медперсонал предполагает дополнительную подготовку, упрощающую работу с компьютерными программами.
3. При появлении компьютерных и программных сбоев оформление становится невозможным.
4. Для каждого врача требуется усиленная электронная подпись.
5. При вызове врача на дом оформить документ невозможно.
6. Вирусы, хакерские атаки увеличивают вероятность потери данных.
7. Оснащение медучреждений компьютерами в обязательном порядке.

Похожие записи:

• Закон о продаже алкоголя в России
• Правила соблюдения тишины в многоквартирном доме при ремонте
• Лечение зубов по ОМС в 2023 году