Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Инструкция при подписании договора
Рассмотрим наиболее важные моменты, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом:
- Внимательно сверьте реквизиты партнёра.
Если договор заключается с физлицом одних паспортных данных мало, следует писать место и дату рождения, (их нельзя изменить, как меняют фамилию). Если не указать место и дату рождения, есть риск, что суд откажется выдать исполнительный лист, что помешает взыскать задолженность.
В реквизитах юрлица необходимо правильно указать адрес, ОГРН и ИНН. Исполнителю договора придётся вести переписку с этим партнёром, и эта корреспонденция должна быть направлена на верный юридический адрес.
- Проверьте полномочия лица, которое подписывает договор, оно не должно быть дисквалифицировано, а компания имеет необходимые разрешения, допуски, лицензии и т.д.
Такую проверку нужно провести до подписания договора. Рекомендуем использовать опыт отдельных банков и сделать видеозапись подписания документа, чтобы стало невозможно в дальнейшем оспорить подпись.
- Не забудьте о парафировании договоров, это даст защиту от несанкционированных изменений.
Возможный вариант – печать с названием фирмы, поставленная на всех страницах. Подмена страниц станет невозможной, а ставить подпись на всех страницах не потребуется.
Нужно указать в бизнес-процессе, что документ парафируется только тогда, когда согласован всеми лицами.
Так руководителю не придётся, получив договор, сверять названия всех страниц и уточнять, все согласования получены, достаточно найти печать.
- Составьте чек-лист выполнения заявленных в договоре работ.
- Направляйте партнёру юридически важные документы Почтой России обязательно только с описью вложения.
Если Вы добавите в договор пункт об передаче документов электронной почтой, суд сочтёт это юридически значимым.
Опись вложения послужит доказательством наличия в конверте конкретных бумаг, так что контрагент лишится возможности утверждать, что письмо не пришло или что в нём были чистые листы.
- Стремитесь добиваться от партнёра подписания формы документа, которая Вам наиболее выгодна.
ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.
Как правильно составить договор
Перед встречей внесите в проект договора:
- краткую характеристику и вид договорного обязательства;
- наименования сторон;
- предмет договора;
- цену и условия оплаты;
- ответственность за нарушение условий договора;
- сроки выполнения и дополнительные сведения;
- список ответственных лиц.
Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:
- не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
- проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
- не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
- отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.
Нужен ли самозанятому договор с клиентом
Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.
Если же услуга является разовой, ее стоимость не превышает 10 000 рублей и сделка исполняется сразу после обсуждения условий, то можно ограничиться устной договорённостью. Такого рода договоры с частными клиентами обычно практикуются парикмахерами, репетиторами и т.д.
После осуществления услуги нужно выдать чек. Необходимость этого действия обусловлена нюансами учета финансовых поступлений и особенностями уплаты налога на профессиональный доход.
Должен ли самозанятый заключать договор с клиентом с точки зрения закона? Если сумма сделки превышает 10 000 рублей, то составление договора является необходимой мерой. Если другая сторона договора является физлицом, то достаточно расписать все условия от руки в свободной форме.
При оказании регулярных услуг, скажем, сдаче жилплощади в аренду лучше распечатать договор, сформулированный по всем стандартам. Если же договор заключается с компанией, то распечатать и подписать договор необходимо согласно закону.
Качество промежуточных результатов: претензии к «пуговицам»
Аналогично происходит оценка качества промежуточных результатов. Она проводится методично, по каждой процедуре и критериями оптимальности являются удобство исполнителя следующей процедуры и того, кто является менеджером процесса.
Бизнес-процесс должен быть описан так, чтобы пользователь следующей процедуры должен получать результат в виде и форме наиболее удобном для работы (по возможности). Например, когда юрист может не читать каждое слово в типовом договоре? В двух случаях: если типовой договор является ксерокопией, и вся специфическая информация вписана от руки, или если менеджер пользуется файлом, закрытым для редактирования, кроме ввода данных в специальные поля. Если же исполнитель пользуется обычным документом в формате Microsoft Word – читать надо внимательно и аккуратно, кто его знает, что он ещё поменял в исходном выверенном тексте.
Менеджер процесса, в данном случае начальник отдела продаж, должен своевременно получать информацию о состоянии договора. В какой процедуре он находится, нет ли отклонений по срокам, не возникли ли проблемы, переводящие договор в состояние “нестандартный”.
Краткое описание бизнес-процесса
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
-
Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
-
Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
-
Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
-
Моделировать
-
Оптимизировать
-
Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
Краткое описание бизнес-процесса
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
-
Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
-
Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
-
Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
-
Моделировать
-
Оптимизировать
-
Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.
Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.
В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.
Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.
- Порядок подписания закрывающих документов
Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.
Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.
- Момент перехода права собственности на товар
Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.
- Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара
Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.
Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.
- Условие о зачете требований
Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору
Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.
Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.
Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Условие о претензионном порядке
Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.
- Договорную подсудность
- Иные существенные условия при заключении договора
Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.
Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.
Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЦЕПОЧКА СОЗДАНИЯ СТОИМОСТИ
Истоки понятия «бизнес-процесс» лежат в работах Майкла Портера (1980г.). Цепочка создания стоимости Портера — почти полный аналог бизнес-процесса. Портер ввел понятие цепочки стоимости для выявления источников конкурентных преимуществ и понимания, какими действиями компания создает добавочную стоимость.
В процессе продажи также создаётся добавочная стоимость: конечная стоимость услуги или поставленного клиенту товара содержит стоимость каждого действия продавца.
Бизнес-процессы бывают основными и вспомогательными. Основной процесс отвечает непосредственно за генерацию прибыли. Вспомогательный — отвечает за поддержку основного процесса.
Бизнес-процесс продажи является основным, потому что он отвечает за получение прибыли в компании. Поэтому эффективное управление процессом продажи является важнейшим в управлении бизнесом.
Если вы планируете внедрить новый инструмент для увеличения продаж, сначала опишите бизнес-процесс продажи, и только после этого приступайте к внедрению изменений.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.
Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?
- Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
- Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
- Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
- Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
- Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.
Обзор решения по управлению договорами
Полный жизненный цикл договора
Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.
Управление содержимым договора
Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.
Автоматизация согласования договоров
Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.
Гибкость решения по управлению договорами
Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.
Интеграция решения с другими приложениями
Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.
Отчетность по процессу согласования договоров
Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.
Согласование коммерческого предложения
Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя.
Для удобства работы с клиентом в списке взаимодействий можно установить пользователя в качестве ответственного и группировку по предметам.
Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно.
Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.
Порядок поможет увольняемым ведущим специалистам передавать дела, а тем, кто пришёл им на смену, – сориентироваться в основных рисках фирмы.
После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот, добавляют чрезмерное количество участников к переписке, как правило, тех лиц, которые не имеют отношения к согласованию данного типа документа. В процессе согласования по электронной почте пересылается множество разных копий документа с правками от каждого участника обсуждения.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
Роль финансового директора компании в договорном процессе
Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.
Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.
При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты — не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.
Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упростить и ускорить договорный процесс.