27 кадровых документов, без которых не обойтись

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Порядок заключения трудового договора

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Соглашение заключается между работодателем и работником. Работник — это физическое лицо. В качестве работодателя может выступать физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. В первых двух случаях в договоре ставит подпись сам наниматель. От имени юрлица это может сделать директор или тот, кому он приказом дал такие полномочия.

Проследите, чтобы в договоре с юрлицом было указано, на основании какого документа в нём расписался конкретный человек. Информация об этом должна присутствовать в самом начале соглашения.

Как оформить трудовой договор

Магия трудовых отношений заключается в том, что договор юридически считается действительным после того, как человек отработал 3 дня. Это не отменяет необходимости составить документ для обеих сторон. Для заключения трудового договора от работника требуется:

1. Паспорт
2. Трудовая книжка. Если это первое место работы или книжка утеряна, то работодатель сделает ее сам и внесет первую запись.
3. СНИЛС.
4. Военный билет.
5. Диплом об образовании.
6. Медицинская книжка для работников сфер питания и обслуживания.
7. Если должность предполагает отсутствие уголовных или административных правонарушений, то работник обязан предоставить справку. Ее делают около месяца, но работодателю чаще всего достаточно представить доказательство о том, что вы сделали запрос в госорганах. Вам выдадут специальную бумагу.

Оформление трудового договора

Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Что учесть работодателю при составлении трудового договора?

При оформлении правоотношений с работником можно себя подстраховать уже на стадии заключения трудового договора, вот несколько советов адвоката по трудовым делам:

1. Предусмотрите первоначально заключение срочного договора. Очень часто стороны думают, что прописать период испытания в договоре важно, он будет страховкой, если работодатель столкнется с некомпетентным персоналом. На практике, после, очень сложно объективно доказать друг другу прошел ли испытание работник. Много споров, когда критерии испытания не ясны сторонам, а ведь от этого можно легко уйти подписав сразу договор на определенный небольшой срок, по результатам окончания, Вы примите решение продолжать работу с работником или искать иного.
2. Предусмотрите возможность компенсации обучения. Если должность требует вложений работодателя на повышение квалификации работника, то обговорите в условиях за чей счет будет компенсирована трата, если работник решит уволиться, сколько он должен проработать без компенсации обучения.
3. Пропишите условия о коммерческой тайне. Так Вы застрахуете себе и свой бизнес от утечки информации и идей предприятия, представляющих интерес на конкурирующем рынке.

С правильно составленным трудовым договором работодатель будет готов к разрешению возможных конфликтов и может быть уверен, что пройдет любую проверку без штрафов.

Образец договора, подготовленный специалистами сервиса.

Для того чтобы зафиксировать трудовые отношения работодатель обязан заключить с работником трудовой договор. Данный документ составляется в письменной форме и определяет взаимные права и обязанности сторон.

Если работодатель вопреки закону уклоняется от заключения трудового соглашения, то его могут привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (на директора штраф 10-20 тысяч, на ИП — 5-10 тысяч, на организацию — 50-100 тысяч рублей). За повторное совершение данного правонарушения наказание будет еще больше.

Также работодатель может понести налоговую ответственность за невыплату налогов и взносов: он будет обязан произвести все невыплаченные отчисления и уплатить штраф в размере 20% от общей суммы долга.

Работа с иностранными гражданами

Очень сильно, не повезло кадровикам, работающим с иностранными гражданами.

По моим ощущениям из всей массы административных штрафов на кадровиков они лидируют либо встают наравне с общими основаниями по статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства». Причем основная масса судов, признают кадровиков должностными лицами.

Кадровиков, работающих с иностранными гражданами привлекают по:

Инспектор по кадрам – должностное лицо

Инспектор по кадрам муниципальной организации была привлечена к административной ответственности по ч. 3 ст. 18.15 КоАП за не уведомление соответствующего территориального органа, о прекращении трудового договора с иностранным гражданином и подвергнута минимальному административному штрафу в размере 35 000 рублей.

Представитель организации попытался оспорить штраф заявив, что инспектор по кадрам не можется являться должностным лицом.

Суд с этим не согласился, сославшись на приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, в соответствии с которой на работника была возложена обязанность по уведомлению территориального органа исполнительной власти в сфере миграции о приеме и увольнении иностранных граждан.

Исходя из этого, инспектора по кадрам признали должностным лицом, наделенным организационно-распорядительными функциями.

Инспектор отдела кадров – должностное лицо

Инспектора отдела кадров привлекли к административной ответственности по ч. 4 ст. 18.9 КоАП в виде штрафа в размере 42 000 рублей, за не уведомление об изменении срока пребывания в РФ иностранного гражданина, т.е. неисполнение принимающей стороной обязанности в связи с осуществлением миграционного учета, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния.

Кадровик был признан должностным лицом в силу приказа об ответственности за регистрацию иностранных граждан. Ссылка в решение на должностную инструкцию отсутствует.

И только в одном судебном решение (а я их рассмотрела 50 штук) суд признал кадрового специалиста, работающего с иностранными гражданами, не должностным лицом.

Специалист отдела кадров – не должностное лицо

Суд в Амурской области не согласился с представителем МВД оштрафовавший специалиста отдела кадров по ч. 1 ст. 18.15 КоАП за привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина без патента. Штраф по этой статье на должностное лицо от 25 000 до 50 000 рублей.

Инспектор МВД посчитал, что кадровик является должностным лицом в силу должностной инструкции, по которой работник является ответственным лицом за оформление иностранных граждан и направление уведомлений.

Суд в своем решении привел текст Постановлений ВС РФ, которые я указывала выше, а именно, что относится к организационно-распорядительным или административно-хозяйственным функциям, а также на должностную инструкцию, в соответствии с которой специалист отдела кадров не относится к категории руководителей.

Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.

работа трудящегося по совместительству (отношения регулирует гл. 44 разд. 12 ч. 4 ТК РФ);
работа трудящегося у физического лица, которое индивидуальным предпринимателем не является (отношения регулирует гл. 48 разд. 12 ч. 4 ТК РФ).
Других законодательно предусмотренных вариантов оформления работника именно по трудовому договору, но без оформления трудовой книжки нет. Поэтому, если соискатель планирует работать по основному месту работы у ИП или в организации (юридическом лице), а будущий наниматель не планирует оформлять запись в трудовую книжку, соискателю, вероятнее всего, будет предложен гражданско-правовой договор.

Трудовой договор с генеральным директором

Заключение подобных соглашений в условных организациях, как правило, не входит в обязанности юриста.

В компаниях такие обязанности возлагаются на профильных кадровых работников, которые используют при заполнении типовые образцы для каждой должности.

Если с условной компанией уже заключено соглашение, то с его копией можно обратиться в любую бесплатную консультацию для проведения подробного анализа.

Помощник адвоката, занимающий должность официально, является сотрудником системы юстиции. В должном порядке он обязан отработать срок в течение 2-х лет в качестве помощника.

После этого он получит право на прохождение квалификационного экзамена с целью присуждения статуса адвоката. Во время деятельности в качестве помощника, заключение каких-либо сторонних соглашений, в том числе и срочных — не допускается.

По совместительству такой специалист работать не имеет права.

Если данное требование будет нарушено, то по условиям профильного законодательства срок работы в качестве помощника будет приостановлен. Изменение данного императивного требования не допускается. Поэтому нанимать по трудовому договору сотрудников такой категории нельзя.

Работодатель здесь не допускает никаких нарушений, и санкции за это в его отношении не предусматриваются. Основные нарушения будет числиться непосредственно за текущим помощником адвоката.

Полностью исключено, потому что профильный Федеральный закон указывает на безусловный запрет. Субъекты, получившие ранее статус адвоката РФ, не имеют права заниматься коммерческой деятельностью, в том числе и работать по совместительству.

Основной их заработок должен складываться из клиентских гонораров. Помимо этого они имеют право заниматься также преподавательской и любой творческой деятельностью.

Занимать должности в политических партиях, оказывать платные услуги организациям/компаниям, заниматься какой-либо другой возмездной деятельностью — они не имеют права.

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
• Оформление трудовых книжек и их хранение;
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
• Работа с архивом.

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Как оформить срочный трудовой договор

Нередко перед работодателем стоит выбор: оформить трудовой договор на неопределенный срок или заключить с работником срочный трудовой договор? Некоторые субъекты малого предпринимательства прибегают ко второму варианту в целях экономии: оформляют срочный трудовой договор на три месяца, и, если работник хорошо себя проявляет, заключают дополнительное соглашение и признают трудовой договор оформленным на неопределенный срок. Если же работник не устраивает, расстаются с ним в связи с истечением срока действия срочного трудового договора. В этом случае им не нужно думать, как на законных основаниях уволить человека за неудовлетворительное прохождение испытательного срока. Но такой подход неприемлем.

Для оформления срочного трудового договора должна быть причина (обстоятельство), которая определяется исходя из норм Трудового кодекса или федерального закона. Поэтому важно не просто прописать причину (обстоятельство) для заключения срочного трудового договора, но и указать конкретную статью кодекса или федерального закона.

Почему нельзя сокращать

В преамбуле трудового договора указывается наименование организации-работодателя, с которой работник заключает трудовой договор. Наименование организации указывается полностью строго в соответствии с учредительными документами: уставом (положением об организации — для бюджетных организаций). Сокращенное наименование может быть использовано только в том случае, если оно зафиксировано в учредительных документах, любые произвольные сокращения недопустимы.

Также в преамбуле полностью указываются фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого он действует от имени организации при заключении трудового договора.

Например:

«Закрытое акционерное общество «Куб» в лице генерального директора Сухова Анатолия Петровича, действующего на основании устава…».

Если по каким-то причинам (отсутствие первого руководителя, делегирование права подписи) договор подписывается другим должностным лицом, то в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество и основание, дающее право на подписание договора. Им также является устав (положение об организации) или нотариально заверенная доверенность.

Приказ о делегировании полномочий дает право на подписание организационно-распорядительных документов, действующих, как правило, внутри организации, а договор является «соглашением между работодателем и работником» (ст. 56 ТК РФ), где работник выступает как равноправная сторона договора и самостоятельное лицо.

В завершении трудового договора следуют реквизиты, а не «адреса и подписи» сторон. Работник указывает фамилию, имя и отчество (в соответствии с паспортом), ставит личную подпись. Затем вносятся паспортные данные (номер, кем и когда выдан, код подразделения), адрес регистрации (на основании данных паспорта), дата и год рождения. Также работник должен указать в трудовом договоре номер свидетельства государственного пенсионного страхования, индивидуальный номер налогоплательщика, для матерей, имеющих детей в возрасте до 14 лет, дату рождения ребенка. Вообще-то это — ИНН — информация, не предусмотренная ТК РФ, и, кроме того, она вносится в личную карточку (форма Т-2), по электронной копии которой и ведется информационно-справочная работа. Внесение такой информации в трудовой договор увеличивает количество обращений к подлиннику трудового договора, а это неизбежно изнашивает документ с долговременным сроком хранения.

От имени работодателя договор подписывает уполномоченное должностное лицо (генеральный директор или первый руководитель организации), действующее на основании соответствующих документов (устава, положения об организации, доверенности) и поименованное в преамбуле. Его фамилия, имя и отчество указываются при подписании договора, затем следует личная подпись.

На практике очень часто бывают случаи несоответствия информации этого раздела преамбуле договора, в которой как представитель организации-работодателя указывается одно должностное лицо (например, генеральный директор), а договор своей подписью и фамилией подписывает его заместитель, зачастую действующий в отсутствие руководителя только на основании приказа о замещении. Но право на подписание договора дают только соответствующие учредительные документы (или доверенность). Или еще хуже — подпись ставит иное лицо, проставляя косую черту перед наименованием должности руководителя, указанного в распечатанном трудовом договоре. Это вообще недопустимо. Почему?

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи: «Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица». Слово «полномочный» в данном случае не случайно — документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.

Примерная форма журнала регистрации трудовых договоров

Дата и номер трудового договора 

Фамилия, имя, отчество работника, с которым 
заключен трудовой договор 

Должность, место работы, контактный телефон 

Вид работы (основная, по совместительству) 

Срок трудового договора 

Наличие испытания и его срок (дата начала 
и окончания) 

Подпись и дата получения работником на руки 
одного экземпляра трудового договора 

Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме
на работу 

Номер дела, в которое подшит трудовой 
договор 

Даты и номера изменений к трудовому договору

При необходимости можно дополнить эту таблицу другой необходимой для справочно-информационной или поисковой работы информацией или исключить лишние (с точки зрения конкретного кадровика) позиции.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под роспись на другом экземпляре, который и будет храниться у работодателя. Работник может также (а не вместо!) расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе журнала регистрации трудовых договоров.

Довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя, а на руки работнику выдается заверенная копия (в лучшем случае) или просто ксерокопия трудового договора (без заверения). Это неправильная практика и прямое нарушение ТК РФ.

Похожие записи:

• Возврат автозапчастей по закону о защите прав потребителей в интернет магазине
• Родителям про больничные листы
• Все выплаты и льготы матерям-одиночкам в 2023 году